Por qué necesita un buen proceso de flujo de trabajo creativo
Cualquier organización que haga un trabajo creativo tiene entregas y plazos. Esas entregas (el trabajo creativo en sí) y sus plazos pueden interrumpirse continuamente cuando no hay un proceso que establezca el inicio, desarrollo y aprobación del trabajo. Todos los involucrados deben comprender los detalles del proyecto, qué necesita avanzar, quién ha realizado aportes y quién no, y si el trabajo está encaminado como para entregarse a tiempo.
Contar con un proceso de flujo de trabajo creativo que haga un seguimiento y dirija todo el trabajo puede ayudar a evitar confusiones y también ahorrar tiempo y dinero. Entre las organizaciones que implementan rutinariamente procesos de flujo de trabajo creativos se incluyen empresas de diseño gráfico, agencias de publicidad y agencias creativas digitales (a veces llamadas simplemente agencias digitales). Pero muchas otras organizaciones también implementan el proceso para ser más eficientes. Algunas organizaciones han implementado un proceso de flujo de trabajo creativo que es más antiguo, uno limitado a correos electrónicos, hojas de cálculo, reuniones y comunicación continua. Otros utilizan soluciones de software o software como servicio (SaaS) para ayudar a gestionar el flujo de trabajo.
¿Qué es la gestión creativa del flujo de trabajo?
La gestión creativa del flujo de trabajo es otro término para el proceso de seguimiento del flujo de trabajo en proyectos creativos. Algunas personas también usan el término operaciones creativas.
Las fases del flujo de trabajo creativo
Conocer las fases del proceso de flujo de trabajo creativo puede ayudarlo a organizar su trabajo en fragmentos manejables. Las fases de alto nivel del proceso de flujo de trabajo creativo son la definición y la ideación, la creación, la revisión y aprobación, y el lanzamiento.
A continuación, le proporcionamos un poco más de información sobre cada fase:
- Definición e ideación: establezca la necesidad del producto y, luego, defina las ideas generales para el producto.
- Creación: defina las especificaciones del producto y, a continuación, cree o diseñe el producto.
- Revisión y aprobación: reúna comentarios y aprobación de partes interesadas internas y externas.
- Lanzamiento: el producto sale al mercado.
Siga leyendo para obtener más detalles de cada fase.
Fase uno: definición e ideación
La primera fase incluye definir la necesidad del producto, detallar una idea general del producto y establecer una estructura para crear el proyecto de manera efectiva. Esta fase puede incluir las siguientes tareas:
- Producir el resumen creativo original, que establece el propósito del producto, sus objetivos y metas, su audiencia probable, el presupuesto y el cronograma generales, y otra información básica.
Descargar la plantilla de resumen creativo del cliente — Microsoft Excel
Utilice esta plantilla gratuita y personalizable para crear un resumen creativo integral para un cliente. En la plantilla se incluyen secciones para el nombre del cliente, la información de contacto, los objetivos del proyecto y el público objetivo, así como información más detallada sobre todos los materiales de marketing, como el texto del anuncio, los elementos de eventos y promociones, y las redes sociales.
Para obtener recursos adicionales, visite nuestro resumen de plantillas gratuitas creativas.
- Lleve a cabo una reunión inicial de lanzamiento con todos los que participarán en el proyecto.
- Establezca objetivos y defina métricas para el proyecto. Puede usar el enfoque de los objetivos SMART, que fomenta el establecimiento de objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos limitados.
- Defina los hitos del proyecto y establezca métricas para medir el éxito del proyecto.
- Describa la estructura de su equipo y las responsabilidades de sus miembros.
- Identifique los obstáculos y riesgos para finalizar el proyecto de manera efectiva. Puede obtener más información sobre la gestión de riesgos de proyectos en nuestra guía completa que incluye consejos de expertos y prácticas recomendadas.
- Investigue a los competidores de su cliente para comprender cómo diferenciar el producto.
- Identifique y empiece a usar herramientas que puedan ayudar, incluidas las plantillas creativas de proyectos y los cronogramas visuales.
- Configure una estructura para gestionar la carga de trabajo del equipo del proyecto.
- Empiece a trabajar con su equipo y su cliente en un tablero de inspiración, que es una colección de imágenes y palabras que define aproximadamente el aspecto y el estilo final del producto terminado.
- Administre las expectativas con su cliente sobre lo que el producto final puede lograr.
Fase dos: creación
La segunda fase implica el trabajo real de creación del producto. En la fase pueden incluirse las siguientes tareas:
- Genere ideas con el equipo a través de lluvias de ideas y otras técnicas.
Hillary Kelbick, presidenta y directora ejecutiva de MKP Communications, dice que la reunión original de lluvia de ideas es crucial. También es importante que el tono de la reunión se centre estrictamente en la lluvia de ideas: "En este momento, no hay malas ideas", aconseja. "La regla es que escribimos todo, incluso si suena estúpido. Arroje todo lo que tiene contra la pared. No hay nada tonto en este momento porque no se sabe de dónde va a provenir la energía creativa. Acepte todo".
Puede obtener más información sobre las técnicas de lluvia de ideas en nuestra guía de enfoques de lluvia de ideas motivacionales.
- Haga una crónica y comparta todas esas ideas con el equipo.
- Evalúe y aprenda de productos similares en el mercado, incluidos los competidores de su cliente.
- Desarrolle un entorno de trabajo colaborativo, no solo contratando a personas que trabajan bien con otras personas, sino también realizando reuniones periódicas cortas para debatir los objetivos y el progreso. También es un buen momento para establecer otras estructuras que motiven a su equipo a trabajar en colaboración.
- Utilice software de colaboración y otras herramientas que puedan ayudar a su equipo a trabajar juntos de manera más efectiva.
- Proporcione actualizaciones periódicas a su cliente sobre las ideas de su equipo y escuche sus opiniones sobre las ideas presentadas y las posibles instrucciones para el proyecto.
Kat Yowell, diseñador sénior de Lucid Agency, una agencia de marketing digital con oficinas en Phoenix y Chicago, dice que su equipo suele compartir contenido escrito o una idea de diseño con el cliente en las primeras etapas. Al crear un sitio web, por ejemplo, es probable que el equipo comparta contornos reticulares de un sitio web o página web potencial, un diseño que muestre qué elementos y elementos de interfaz existirán en las páginas importantes. El equipo también puede compartir una página web interior completamente desarrollada para dar al cliente "una idea de cómo se sentirá antes de presentarla al resto".
La idea es solo verificar con el cliente, para "asegurarnos de que estamos en el camino correcto", agrega Yowell.
- Considere una variedad de versiones de contenido del mismo producto general. Por ejemplo, puede usar la información de un folleto para una infografía más pequeña, una foto, una publicación de Instagram, etc.
- Administre eficazmente sus archivos de diseño y asegúrese de seguir una estricta convención de nomenclatura para todos los archivos.
- Cree una estructura en el lugar de trabajo que ayude a los empleados a priorizar el trabajo.
- Asegúrese de que los miembros del equipo cumplan con todos los plazos a medida que se desarrolla el proyecto.
- Cree informes de estado que detallen el desarrollo del proyecto.
- Continúe comunicándose con su cliente y proporcione actualizaciones de estado frecuentes.
- Realice un seguimiento del tiempo que todos los miembros del equipo dedican al proyecto para comprender mejor la carga de trabajo. Mida el tiempo invertido con respecto al presupuesto general y úselo para proporcionar detalles a su cliente en su factura.
Fase tres: revisión y aprobación
Esta fase implica el desarrollo real del producto y puede incluir los siguientes elementos de acción:
- Obtenga la aprobación interna final de su gerente sobre el producto para luego enviarlo a su cliente. Puede obtener más información sobre cómo configurar un proceso de aprobación eficaz en su organización en nuestra guía para crear un flujo de trabajo de aprobación eficaz.
- Comparta contenido con su cliente. Esto puede requerir el uso de herramientas que le permitan transferir grandes archivos de video o diseño.
- Evalúe y cree una estructura para sus ciclos de revisión, para que todos los involucrados comprendan los límites necesarios en el número de ciclos.
- Utilice un software de revisión de diseño y otras herramientas que puedan centralizar los comentarios de varias personas y que mantengan claridad sobre la versión más actualizada del producto.
- Reúna los comentarios de diseño y de otro tipo de los clientes, y utilice una estructura para gestionar, organizar y responder a esos comentarios.
- Realice un seguimiento de la cantidad y el nivel de comentarios, y determine si encaja dentro de las pautas del contrato original o si es posible que necesite facturar tiempo adicional.
- Utilice una herramienta de gestión y comunicaciones de proyectos, en lugar de correo electrónico, para conversaciones más eficientes, tanto internamente como con el cliente.
- Asegure la aprobación final del producto por parte de su cliente.
Fase cuatro: lanzamiento de productos
La fase final , y más emocionante, es el lanzamiento del producto, que normalmente significa distribuir materiales impresos, lanzar un video o publicar materiales digitales en línea. Una vez que eso ocurra, es posible que tenga que hacer el siguiente trabajo de limpieza:
- Envíe facturas a su cliente en función de su contrato.
- Mantenga a su cliente satisfecho; para ello, responsa rápidamente cualquier pregunta y mantenga una buena comunicación de seguimiento.
Plantilla de flujo de trabajo creativo
Descargar la plantilla de flujo de trabajo creativo
Microsoft Excel | Microsoft Word
Utilice esta plantilla para dar seguimiento al progreso de las fases y tareas de alto nivel durante su flujo de trabajo creativo. La plantilla incluye secciones para enumerar el propietario, la fecha de vencimiento y el estado de un vistazo, y anotar si la tarea está vencida. Agregue o cambie las tareas para que se adapten a las necesidades de su flujo de trabajo.
Prácticas recomendadas para configurar un proceso de flujo de trabajo creativo eficaz
Para configurar un flujo de trabajo creativo eficaz, los expertos recomiendan aclarar el alcance, diagramar el flujo de trabajo, usar software de flujo de trabajo, celebrar reuniones periódicas de control y medir la efectividad del flujo de trabajo. Además, asegúrese de que los miembros del equipo puedan seguir su flujo de trabajo.
A continuación, le mostramos algunos pasos generales importantes del proceso de flujo de trabajo que deben incluirse:
- Aclarar el alcance, los objetivos y la estrategia con el cliente: al comienzo de cualquier proyecto, aclare formalmente los objetivos del proyecto y el plan básico para alcanzarlos, preferiblemente a través de un documento escrito que todos aprueben.
"Cuando tenemos una asignación, el gerente de proyectos tiene que aclarar con el cliente exactamente lo que debe comunicarse y los objetivos importantes de esa comunicación", explica Kelbick. La agencia con sede en Nueva York se especializa en marketing, estrategia de productos y comunicaciones para instituciones financieras.
Kelbick dice que su empresa prepara una declaración de estrategia para el proyecto, que dice que "se presenta al cliente y este la revisa, para que todos estén en sintonía sobre lo que estamos comunicando". - Aclarar las responsabilidades: describa la jerarquía de su equipo y luego aclare quién tendrá qué papel en el desarrollo, la aprobación y la finalización del trabajo. Es importante que reconozca la personalidad de su organización al hacer esto; si es más probable que algunas personas participen en gran medida a lo largo del proceso, u otras quieren participar solo en puntos de referencia importantes, su plan debe tener en cuenta eso.
Es probable que quiera nombrar a un gerente de proyectos. Luego, identifique qué miembros del equipo necesitarán aprobar el proyecto en cada fase de su desarrollo. - Diagramar su flujo de trabajo: para cada proyecto específico, es útil crear un diagrama o cuadro que muestre las fases del proceso, así como las aprobaciones, aportes y otras acciones necesarias. Preste atención al principio mutuamente exclusivo y exhaustivo colectivamente (MECE) desarrollado por la firma de consultoría de negocios McKinsey & Company y utilizado en una amplia gama de prácticas empresariales. En esencia, debe agrupar categorías de información para que no se superpongan y que su evaluación incluya todas las categorías posibles. En el contexto del flujo de trabajo creativo, MECE significa que no debe haber confusión sobre los requisitos y quién es el responsable de ellos en cada fase, y que el flujo de trabajo abarca todos los aspectos del proyecto desde el principio hasta la finalización.
Ed Burgoyne, fundador y asesor principal de Makr Consulting, ayuda a las organizaciones a realizar una evaluación más amplia de cómo funciona su proceso de flujo de trabajo en general, fuera de cualquier proyecto específico.
“A veces, el proceso de reunirse y ver cómo funcionan las cosas actualmente es revelador para las personas", comparte. Afirma que el proceso ayuda a las organizaciones a preguntarse: "¿Cómo hacemos lo que hacemos? ¿Por qué lo hacemos así? ¿Tiene sentido? ¿Cómo describimos lo que hacemos?'".
- Obtener el acuerdo del equipo sobre el proceso de flujo de trabajo: es fundamental que todos entiendan y estén de acuerdo con la estructura y los detalles de su proceso de flujo de trabajo desde el principio. Cuando Burgoyne trabaja con las organizaciones para ayudarles a comprender y mejorar sus procesos de trabajo, sabe que "podemos crear mapas de procesos durante todo el día. Pero el comportamiento es súper, súper importante. ¿Cómo actuamos? Tenemos que gestionar los procesos de cambio con el comportamiento en mente. Puedo [recomendar] cambiar los procesos todo el día y ponerlo en una pared. Pero, a menos que la gente los respete", explica, no se obtendrán los resultados deseados.
Es por eso que Burgoyne sugiere que las organizaciones trabajen con todo su equipo para colaborar en la forma de estructurar sus procesos de trabajo, lo que permite la aceptación por parte de todos desde el principio. - Utilizar el software de gestión de proyectos/flujo de trabajo creativo: si bien algunas organizaciones pueden implementar y seguir un proceso de flujo de trabajo creativo sin software, muchos expertos creen que el software puede ser extremadamente útil para dar seguimiento a los procesos y evitar confusiones.
Una organización puede usar software para integrar todas las comunicaciones escritas allí dentro, integrar elementos de calendario y recordatorios, y hacer que sea mucho más fácil y eficiente supervisar y aprobar las tareas del proyecto y revisar el trabajo. - Dictaminar cómo y cuándo se producirán las revisiones y aprobaciones: tenga claro quién revisará cada fase del proyecto y ofrecerá aportes, y cuándo se deben realizar esos aportes y las aprobaciones necesarias. Es probable que quiera limitar la cantidad de evaluadores y rondas de revisión. Asegúrese de establecer una convención de nomenclatura para cada revisión, para que todos sepan qué borrador es el más actual.
- Tener reuniones de control: incluso cuando utilice software y otros vehículos de comunicaciones digitales, es útil contar con reuniones periódicas de control con el equipo para garantizar que el proyecto avance y se cumpla con el cronograma.
- Medir la productividad y otras métricas: puede ser útil realizar un seguimiento de varias métricas en sus proyectos creativos, incluida la cantidad de solicitudes de proyectos creativos recibidas, versiones por proyecto, el tiempo para obtener aprobaciones y la duración completa del ciclo de un proyecto.
Flujo de trabajo creativo durante las fases de un proyecto
Su equipo también debe tener en cuenta los siguientes puntos importantes durante las distintas fases del proyecto.
- Inicio del proyecto: utilice un proceso formal de solicitud de proyecto y asegúrese de que su equipo interno lo siga.
"Uno de los mayores pilares es ese proceso de solicitud inicial", afirma Brian Bosche, gerente sénior de productos de Smartsheet y fundador y ex director ejecutivo de Slope, una empresa que desarrolló software para ayudar con el flujo de trabajo creativo y que ahora forma parte de Smartsheet. "Es realmente importante que las personas sepan dónde deben ir para enviar una solicitud. Tener un proceso de admisión es realmente importante".
El proceso de admisión garantiza que todos entiendan los proyectos que están listos para comenzar y proporciona a la información que es necesaria al principio, agrega Bosche.
- Desarrollo del proyecto: realice un seguimiento de la cantidad de trabajo que se necesita para varias tareas dentro del proyecto, equilibre la carga de trabajo cuando sea posible y asegúrese de que el cronograma tenga en cuenta a ciertos miembros del equipo con grandes cargas de trabajo.
Yowell de Lucid Agency dice que su organización tiene reuniones semanales para evaluar en qué está trabajando cada diseñador u otro miembro del equipo. La agencia utiliza un software para asignar entre uno y tres puntos a cada tarea, en función de cuánto tiempo es probable que lleve la tarea. "[Al hacerlo] nos da una vista de pájaro de las tareas dispuestas; con ese sistema de números, podemos determinar cómo barajar las tareas si es necesario", explica. - Revisión y aprobación del cliente: comunique a los clientes cómo funciona mejor el proceso de revisión (incluidos los plazos), y tenga en cuenta los retrasos causados por el cliente que puedan ocurrir.
Los mayores errores en la administración del flujo de trabajo creativo
Los expertos dentro y fuera de las agencias dicen que las organizaciones a menudo cometen errores comunes en la estructuración o gestión del flujo de trabajo creativo. A continuación, le mostramos algunos de los errores más comunes:
- Subestimar la contribución potencial del cliente al trabajo de diseño. "Al principio de mi carrera, mi mayor error fue pensar que el cliente no sabía nada", comparte Yowell. Agrega que pensaba: "'Cómo se atreve a volver con cambios, no sabe de qué estás hablando'. Está mal". El cliente entiende la personalidad de su empresa y el tenor de la industria en la que se encuentra, afirma. Entiende, por ejemplo, que un diseño de sitio web dudoso puede no funcionar para una empresa de ingeniería.
- No participar de los puntos de contacto periódicos sobre el original y desarrollar la dirección general del diseño. "Llegar con un montón de páginas (web) diseñadas antes de que el cliente haya visto siquiera un diseño puede resultar muy contraproducente", dice Yowell.
- Crear un proceso de flujo de trabajo creativo desde las perspectivas de solo algunos jugadores, y no incluir los puntos de vista de todos. Burgoyne explica que los gerentes de proyectos u otros líderes de agencias pueden estructurar un proceso de flujo de trabajo que tenga sentido para ellos, pero que puede no incluir consideraciones importantes de otras personas que hacen el trabajo todos los días. "Cuando se observa y desarrolla un proceso, realmente tenemos que colaborar con las personas involucradas en él para hacer que realmente funcione", afirma. "Es muy importante ver el proceso desde la perspectiva de los sistemas y ver cómo se unen todas las piezas diferentes".
Esa inclusividad también es vital cuando la nueva estructura de procesos implica cambios significativos en la forma en que la organización hace su trabajo. "Las personas pueden ser muy reacias a cambiar con quienes no están involucrados", aconseja Burgoyne.
Consejos sobre el flujo de trabajo creativo y la creación de equipos multifuncionales
Burgoyne, de Makr Consulting, dice que las agencias y organizaciones creativas deben darse cuenta de que su proceso y gestión de flujo de trabajo son esenciales para la identidad de su organización.
"Se trata de cómo se resuelven problemas y cómo se mira el mundo. ¿Qué es una prioridad y qué no?", explica. "Su proceso es una parte importante de lo que usted es. [Y] el proceso determina la calidad de nuestro producto y de nuestros resultados".
Burgoyne escribe sobre los procesos de flujo de trabajo creativos en su blog profesional, Adsubculture. Cita varias áreas que son útiles de comprender para mejorar el flujo de trabajo creativo. Entre ellas se incluyen las siguientes:
- Comprender los marcos de gestión de proyectos tradicionales
- Comprender cómo las metodologías de gestión de proyectos, como el método de cascada y Agile, pueden ayudar en el flujo de trabajo creativo.Puede obtener más información sobre la metodología en cascada y sobre la gestión de proyectos Agile.
- Comprender cómo crear equipos multifuncionales con miembros de diferentes departamentos que trabajan juntos
- Comprender la estructura y organización de las agencias de publicidad
- Comprender las diversas estructuras del flujo de trabajo de producción creativa y servicios
Cómo lidiar con clientes que quieren cambiar su proceso de flujo de trabajo creativo
A veces, el cliente querrá cambiar algún aspecto de un proyecto, lo que tal vez modifique significativamente su proceso de flujo de trabajo. Se trata de su cliente, por supuesto, por lo que a veces tendrá que adaptarse a sus solicitudes. Sin embargo, en ocasiones, adaptarse a los cambios sugeridos puede perjudicar el proceso y limitar el producto final. En esos escenarios, es posible que deba retrasar un poco la solicitud del cliente, con cortesía y con una buena explicación, por supuesto.
- Sea cortés: siempre intente comprender el punto de vista del cliente antes de responder demasiado rápido. Intente actuar con tranquilidad, tener una actitud comprensiva y cortés al explicar la importancia de la configuración de su proceso.
- No divague: no se rinda con demasiada facilidad si su cliente insiste en cambios que sabe que dañarán el proyecto. Explique la estructura de su proceso y cómo eso ayuda al producto final.
- Ofrezca alternativas: intente pensar en aquello que lo preocupa al momento de solicitar el cambio. A continuación, ofrezca alternativas que puedan abordar esas inquietudes sin cambiar el proceso de flujo de trabajo.
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