Guía para la fase de seguimiento y monitoreo de proyectos de la gestión de proyectos

El seguimiento y monitoreo del proyecto le ayuda a medir el desempeño del mismo. Utilice el proceso para observar el plan del proyecto, revisar el estado del mismo, identificar posibles problemas e implementar cambios cuando sea necesario. Esta fase coincide con la fase de ejecución del ciclo de vida del proyecto.

Puede utilizar esta fase para mantener un proyecto dentro del cronograma y del presupuesto, al tiempo que gestiona el riesgo y evita la desviación del alcance. Al final de la fase de seguimiento y monitoreo, el cliente acepta los resultados del proyecto.

El seguimiento y monitoreo del proyecto son esenciales para completar un proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y del alcance. Los procesos de seguimiento y monitoreo identifican las desviaciones del plan del proyecto. El seguimiento y monitoreo del proyecto garantizan que el desempeño sea fluido, eficiente y se ajuste a lo previsto. 

Alan Zucker describe la importancia del monitoreo y el control del proyecto para que éste tenga éxito: "Los gerentes de proyectos saben que ningún proyecto se desarrolla perfectamente según el plan. Debemos ser diligentes en el seguimiento del desempeño para ver si cumple nuestras expectativas de éxito. Si no es así, debemos determinar qué se necesita para mantener el proyecto en marcha".

El proceso de monitoreo y control hace un seguimiento de las métricas de desempeño para mantener un proyecto dentro del cronograma, el presupuesto y el alcance. El proceso ayuda a los equipos de proyecto a descubrir los problemas antes de que se produzcan. 

• Monitorear los indicadores clave de desempeño (KPI): El seguimiento de los KPI permite mantener el rumbo de los resultados del proyecto y el desempeño al día. Los gerentes de proyectos utilizan los datos sobre los plazos, los presupuestos y la calidad para tomar mejores decisiones, realizar cambios para evitar problemas y aprovechar las oportunidades. 
• Monitorear las solicitudes de cambio: La medición de los datos de desempeño del proyecto ayuda a revelar si el proyecto va por buen camino o si es necesario realizar cambios. Si el proyecto está desviado, se presentará una solicitud de cambio y se aplicará para corregir el rumbo. 
• Monitorear el alcance del proyecto: Este paso ayuda a garantizar que cualquier cambio en el alcance del proyecto se verifique y documente. Necesitará actualizar cualquier documento relevante, como una declaración del alcance del proyecto y una estructura de desglose del trabajo. También querrá determinar cualquier ajuste de plazos y costos que esté relacionado con un aumento del alcance que pueda provocar un cambio de estrategia.
• Identificar los riesgos: Lo ideal es que la identificación de riesgos se produzca a lo largo de todo el proyecto; Cuando surjan los riesgos, dispondrá de la información pertinente para tomar la decisión correcta. 
• Comunicarse con los miembros del equipo, las partes interesadas y los clientes: Mantener una comunicación habitual mantiene los proyectos en marcha y ayuda a evitar malentendidos que cuestan tiempo y dinero. Es fundamental que las partes interesadas y los miembros del equipo reciban toda la información pertinente en el momento oportuno.

Un plan de monitoreo y control del proyecto integra factores como el éxito, el alcance, el cronograma, los recursos, el riesgo y los costos. El plan se desarrolla durante la fase de planificación del ciclo de vida del proyecto. 

1. Esbozar el proyecto.
   Establezca las líneas de base del alcance, el cronograma y el presupuesto para la evaluación comparativa de acuerdo con el plan del proyecto. El plan define los objetivos, recursos e hitos del proyecto. 
2. Dividir el proyecto en subtareas o unidades de trabajo.
   Una estructura de desglose del trabajo es una herramienta útil que los gerentes de proyectos pueden utilizar para crear subtareas y gestionar el trabajo. Esta visualización ayuda a los gerentes de proyectos a seguir y simplificar el desempeño y los resultados. 
3. Ejecutar el plan del proyecto, e informar y analizar para identificar las desviaciones.
   Determine si las desviaciones son aceptables y siga monitoreándolas. Encuentre la causa de las desviaciones inaceptables y realice ajustes.

Los gerentes de proyectos utilizan de tres a cinco indicadores clave de desempeño para informar de los datos de monitoreo y definir los objetivos para mantener el proyecto en marcha. Los KPI deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y oportunos.

• Monitorear los parámetros del proyecto: El plan del proyecto incluirá el alcance del mismo y las mediciones del éxito. Los gerentes de proyectos utilizan los KPI para hacer un seguimiento del cronograma, el esfuerzo y el costo, y para asegurarse de que se ajustan al plan del proyecto. 
• Monitorear la participación de las partes interesadas: Al posicionarse y comunicarse con el equipo del proyecto, la gerencia y los clientes, se mantiene a todos comprometidos y en la tarea. 
• Monitorear el riesgo: Al realizar evaluaciones de riesgo a lo largo de la vida del proyecto, se evitan problemas y se permite mitigar los impactos negativos en el cronograma y el presupuesto del proyecto.
• Monitorear el desempeño del proyecto: Los gerentes de proyectos utilizan cuadros de mando de KPI para identificar problemas y medir el progreso del trabajo.
• Tomar medidas correctivas para controlar el progreso: Los gerentes de proyectos utilizan el plan del proyecto como línea de base para controlar el progreso y hacer un seguimiento de los cambios hasta su resolución o hasta que el proyecto entre en la fase de cierre.
• Monitorear y gestionar la documentación de los datos: Documentar el desempeño y los cambios en el proyecto mantiene a las partes interesadas involucradas, mitiga los problemas e informa a los proyectos futuros.

Las mejores prácticas de monitoreo y control de proyectos requieren una atención constante a los detalles. Estas mejores prácticas pueden ayudar a los gerentes y equipos de proyectos a equilibrar el tiempo, el costo y el presupuesto.

• Defina las funciones del equipo de gestión de proyectos: Asegúrese de que los miembros del equipo conocen las expectativas y los plazos que deben cumplir.
• Identifique un punto de contacto: Cuando surjan problemas, debe haber una persona dedicada que se encargue del seguimiento, la documentación y la supervisión de cualquier problema. 
• Determine la frecuencia de los informes de los KPI: Cuando desarrolle el plan del proyecto, decida la frecuencia con la que realizará los informes de los KPI y cúmplala. Estos datos son esenciales para monitorear y controlar el desempeño.
• Defina los umbrales de variación para el cronograma, el presupuesto y el costo: Decida qué porcentaje de cambio es aceptable y la cifra del umbral de desviación que requiere el cambio.
  • Para la desviación del cronograma (SV), reste el valor planificado (PV) del valor ganado (EV). 
  • Para la desviación del presupuesto (BV), reste el dinero gastado del presupuesto planificado para cada partida y divídalo por el presupuesto original para calcular el porcentaje.
  • Para la desviación de costos (CV), reste el costo real (AC) del valor ganado (EV).
• Determine si la causa de la desviación es común o única: El trabajo continúa sin cambios bajo la desviación esperada y aceptable. Si la desviación es causada por algo inesperado, identifique e implemente el cambio adecuado. 
• Examinar las órdenes de cambio: Revise las solicitudes de cambio documentadas con el equipo del proyecto para aprobarlas o rechazarlas.
• Monitorear y controlar la expansión del alcance: Mitigue el aumento del alcance para mantener los parámetros del proyecto y reconocer que los cambios del proyecto pueden afectar a los resultados.
• Realice un proceso de aprobación riguroso al finalizar: Asegúrese de documentar y archivar adecuadamente todas las aprobaciones.

Zucker agrega: "A menudo se pasan por alto las habilidades blandas, por lo que hay que centrarse en la comunicación y en mantener eficazmente el interés de las partes interesadas. Los proyectos pueden beneficiarse de una nueva perspectiva, y una junta asesora de especialistas proporciona supervisión y orientación a los gerentes de proyecto."

Los gerentes de proyectos dependen del monitoreo y control para seguir, revisar e informar sobre el desempeño del proyecto. Dependen de esta fase para tomar decisiones informadas, evitar crisis y maximizar el desempeño y las oportunidades. 

Las técnicas de monitoreo y control de proyectos abordan tres áreas de la gestión de proyectos:

• Monitoreo del plan del proyecto: Utilice el método de la ruta crítica (CPM) para identificar los hitos esenciales del proyecto y mantener los resultados en el plazo previsto.
• Monitoreo del presupuesto del proyecto: Utilice la gestión del valor ganado para asignar las tareas del proyecto en función de su costo.
• Monitoreo del estado del proyecto: Utilice los informes de estado del proyecto para estandarizar el proceso de información e identificar las tareas completadas, los puntos clave, los riesgos y el progreso en tiempo real.

El éxito de los proyectos requiere diligencia y precisión en el monitoreo y control, por lo que contar con la estrategia adecuada puede marcar la diferencia. Un buen enfoque de monitoreo y control tiene en cuenta los niveles de calidad, riesgo y participación de las partes interesadas y comunica todos los resultados del proyecto.

Estos consejos pueden ayudarle a seguir una estrategia de monitoreo y control del proyecto:

• Establezca una cadencia y un proceso bien definido para gestionar las solicitudes de cambio. 
• Adapte los informes de desempeño a las necesidades del proyecto. 
• No sobrecargue al equipo del proyecto con solicitudes de información. 
• Coloque a las partes interesadas donde más se las necesite según su experiencia. 
• Dé prioridad a los datos de desempeño que sean procesables y requieran una decisión. 
• Tenga en cuenta el impacto de las decisiones en el cronograma, el presupuesto y el alcance. 
• Establezca un proceso de toma de decisiones transparente y comunicar y documentar los resultados.

De la administración básica de tareas y de proyectos hasta la administración compleja de recursos y portafolios, Smartsheet lo ayuda a mejorar la colaboración y acelerar el trabajo. Esto lo empodera para lograr más. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas clave y obtenga visibilidad en tiempo real acerca de trabajo gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en menos tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.