Los pros y contras de la gestión de cartera de proyecto

La gestión de cartera de proyectos tiene muchos beneficios. Quizás lo más notable es que le permite crear un sistema estandarizado de mejores prácticas para su organización. La adopción de PPM también puede minimizar el riesgo, maximizar las ganancias y garantizar la asignación inteligente de recursos. 

Alan Zucker, un profesional de gestión de proyectos con más de 25 años de experiencia, resume esto: "El beneficio esperado de PPM es que la empresa puede administrar, controlar y gobernar sus inversiones en proyectos para maximizar su retorno de la inversión (ROI) y garantizar que todos los esfuerzos estén alineados con la estrategia corporativa".

Además, PPM puede ayudar a su empresa de las siguientes maneras:

• Minimiza los riesgos para maximizar el impacto en el negocio: el riesgo es inherente a cada empresa, pero PPM puede ayudar a identificar y mitigar los riesgos antes de que se conviertan en problemas. Un enfoque estandarizado para la toma de decisiones también puede ayudar a las empresas a buscar riesgos menos obvios al comparar nuevos proyectos potenciales con esfuerzos similares del pasado.
  
  "Aunque la palabra 'riesgo' tiene una fuerte connotación negativa, a veces es inevitable. Debido a la probabilidad, el tipo y el impacto de varios riesgos, debe explorar opciones a través de un plan de gestión de riesgos efectivo para mantener los proyectos en marcha", dice Daniel Carter, asesor de deuda de IVA Advice. Continúa: "Los riesgos tienen repercusiones financieras y programáticas, y reducirlos ayuda a evitar la subestimación del esfuerzo bruto requerido para las iniciativas prospectivas y en curso".
• Mejore la velocidad de finalización del proyecto: al implementar un enfoque estandarizado para la toma de decisiones, reduce el tiempo que lleva priorizar y elegir proyectos y, en consecuencia, el tiempo que lleva completarlos.
  
  "Hemos visto una disminución de alrededor del 15 por ciento en la duración promedio de nuestros proyectos desde el uso de una estrategia de gestión de proyectos de cartera y un software colaborativo de PPM", dice  John Li, CTO en Gestión de proyectos de cartera para Fig Loans. "Casi todas las piezas de nuestros proyectos van más rápido, desde la elección del proyecto hasta la planificación y ejecución de la estrategia. Ahora que tenemos información que fluye dentro y fuera de una fuente integrada, la gerencia y los actores clave pueden vincular mejor nuestra estrategia de proyecto con la ejecución real. En pocas palabras, con todos los actores clave teniendo una visión clara de las tareas y la estrategia, completamos más proyectos a tiempo y dentro del presupuesto".
• Permitir una mayor alineación del presupuesto: cree un esquema realista de los costos de todos los proyectos potenciales y use estas proyecciones para ayudar a evaluar la preparación del proyecto. "El método PPM puede ayudar a identificar las discrepancias presupuestarias entre la actividad planificada y la real en tiempo real, lo que le permite minimizar los riesgos financieros después de que un proyecto ha comenzado", dice Carter. "El software PPM puede advertirle de la sobreexposición de esfuerzos no viables al resaltar posibles excesos de dinero, retrasos en la programación y fallas tecnológicas. Evita que estos riesgos se manifiesten a lo largo de la entrega del proyecto, dejándolo con iniciativas de mayor valor y menor riesgo".
• Optimice la gestión de recursos: al participar en la gestión de la cartera de proyectos, puede determinar todos los recursos necesarios que necesitará para proyectos potenciales. Con esta información, puede decidir si puede asumir el proyecto, en función de su ancho de banda.

"La asignación competente de recursos permite a su empresa aprovechar al máximo sus recursos y habilidades disponibles dirigiéndolos a las tareas más importantes", dice Daniel Foley, especialista en SEO en CloudTech24. "Por ejemplo, la elaboración de perfiles de recursos proporciona un inventario de habilidades actualizado, lo que ayuda a garantizar que los períodos de máxima demanda no se vean afectados por un déficit de habilidades. Evalúa la capacidad y redistribuye la habilidad a través de varias tareas en proporciones calculadas científicamente. La demanda de proyectos se puede pronosticar a esta capacidad de recursos, lo que le permite enfocar sus recursos en proyectos valiosos sin sobrecargarlos o descargarlos".

• Fomentar la toma de decisiones colaborativa: la gestión de la cartera de proyectos puede ayudar a fomentar la colaboración entre expertos en PPM, gerentes de proyectos y gerentes de programas cuando es el momento de elegir proyectos. Debido a que PPM enfatiza la toma de decisiones basadas en datos, los miembros del equipo no tienen que apoyarse en la preferencia personal por sus asociaciones, que pueden  fortalecer las relaciones y la confianza en el transcurso de su trabajo conjunto.
• Demuestre el valor del proyecto a las partes interesadas: los ejecutivos obtendrán visibilidad de por qué los equipos han priorizado ciertos proyectos sobre otros. "Si presenta una cartera de proyectos en lugar de solo proyectos individuales, la comunicación puede mejorar al ayudar a cerrar la brecha entre los gerentes de esos proyectos y los ejecutivos que los financian", dice Miles.
• Aumente la tasa de éxito del proyecto: al usar PPM, podrá concentrarse y secuenciar proyectos que brinden el máximo éxito tanto para el proyecto individual como para su organización en su conjunto. A su vez, esto puede proporcionar una ventaja competitiva, ya que tendrá un sistema confiable de selección de proyectos que deja poco espacio para riesgos, retrasos o proyectos fallidos.
  
  "PPM tiende a ganar la atención de la gerencia en cada etapa del progreso del proyecto, lo que nos ayuda a desempeñarnos mejor. La gestión adecuada del proyecto reduce el riesgo de que el proyecto falle al llevar a cabo demasiadas tareas simultáneamente", dice Olga Voronkova, estratega de marketing digital de KeyUA.

Joe Pusz, fundador y director ejecutivo de The PMO Squad, opina sobre los beneficios de PPM: "El beneficio de una estrategia PPM bien ejecutada es cumplir con los proyectos que proporcionarán el mayor retorno de la inversión para la organización. Con demasiada frecuencia, un gerente inicia un proyecto porque un líder quiere una mejora localizada dentro de su departamento, incluso cuando el proyecto proporciona un valor mínimo a la organización en general. 

"Si bien el ROI es un beneficio directo de un PPM adecuado, los beneficios indirectos incluyen empleados felices y equipos de alto rendimiento. La utilización de los recursos se ve directamente afectada por las malas elecciones de PPM y con frecuencia conduce a una baja moral y falta de confianza en el liderazgo. Cuando asigna miembros del equipo a demasiados proyectos sin una evaluación adecuada de PPM, el recurso soporta la carga de horas adicionales, calidad reducida y, en definitiva, una evaluación de desempeño deficiente", dice.

  Dicho esto, Zucker explica que los beneficios de PPM no son binarios ni automáticos. Usted no simplemente cosecha o no cosecha los beneficios; no ve resultados al instante. En cambio, darse cuenta del alcance de los beneficios de PPM depende del nivel de disciplina de su organización, así como de la dedicación y la adaptación continua a los procesos que establezca. 

 " Los beneficios de desarrollar y madurar un proceso de PPM representan un continuo", dice Zucker. "En un extremo está el caos; el dinero se gasta en proyectos sin control, alineación o responsabilidad. En el otro extremo del espectro, habría un proceso eficiente y transparente. La empresa puede administrar eficazmente sus inversiones para garantizar la alineación y maximizar sus inversiones. Habría transparencia en el estado de los proyectos y programas para que se tomen las medidas correctivas apropiadas si hay problemas".