Convergint aprovecha Smartsheet para conectar a los equipos a nivel global y para empoderarlos localmente

Desde el 2001, Convergint pasó de ser un negocio de seguridad para garajes a una empresa tecnológica multimillonaria que emplea a más de 9000 personas en más de 180 ubicaciones en todo el mundo. “Somos un integrador de sistemas que diseña, instala y presta servicios de seguridad electrónica, ciberseguridad, seguridad contra incendios y para la vida, automatización de edificios y sistemas audiovisuales”, comienza diciendo Jennifer Hilber, arquitecta empresarial de Operaciones de Convergint. “Crecemos rápidamente a medida que la industria evoluciona. Con las expansiones en todo el mundo y las zonas horarias, nos preguntamos cómo podríamos gestionar la creciente complejidad de nuestro negocio”. 

Escalar la solución a partir del éxito local

“Trabajamos de manera diferente en las distintas áreas. Por ejemplo, no hacemos negocios de la misma manera en América Latina que en los Estados Unidos. Así que, necesitábamos un proceso uniforme que pudiéramos modificar para cumplir con objetivos locales específicos”, explica Hilber.

A fin de realizar un mejor seguimiento de las carteras de proyectos a nivel global y dar lugar a colaboraciones eficaces, la empresa invirtió en 25 licencias de Smartsheet para sus colegas gerentes de programas. 

“A nivel global, comenzamos de a poco con un plan de acción de Smartsheet Control Center para optimizar un flujo de trabajo específico”, dice Hilber. “A nivel local, los primeros usuarios creaban una hoja de cálculo o dos, que usaban para reemplazar a las herramientas de seguimiento de proyectos existentes. Pronto, más personas querían tener la misma solución, por lo que nos expandimos”.

Consolidar datos en todo el mundo

El equipo de Hilber aprovechó Control Center para crear su propia herramienta de gestión de programas globales, llamada iControls. “La utilizamos para recopilar datos de todos nuestros programas de gerentes de proyectos y equipos en Asia, Estados Unidos, Europa y América Latina”, afirma. Contar con una herramienta de planificación y gestión de carteras ayuda a alinear el trabajo a nivel internacional y, al mismo tiempo, permite que el equipo se mantenga enfocado en el mismo objetivo. 

Mientras tanto, la flexibilidad de Smartsheet también permite a Convergint satisfacer las necesidades de sus clientes. “Podemos mostrar los mismos datos de manera consistente a nuestros clientes. Pero Smartsheet también nos permite personalizarlos según sus preferencias. Eso mejoró realmente nuestra transparencia y comunicación con ellos”, dice Hilber. 

Empoderar a los equipos locales a escala global

Quienes cuentan con licencia de usuarios avanzados y son competentes en el uso de Smartsheet están impulsando la adopción de iControls por parte de la empresa. “Alrededor del 10% de nuestros usuarios son avanzados”, dice Hilber. “Les damos la libertad de crear lo que necesitan, como hojas, paneles u otras herramientas de gestión de proyectos. De esta manera, las solicitudes no se bloqueen en una sola persona, lo que ayuda a acelerar las cosas”. 

A modo de ejemplo, Hilber describe una herramienta que ella misma creó. “Diseñé una solución para que nuestros colegas de facturación de Nueva York realizaran el seguimiento de las facturas no pagadas de clientes por cobros”, explica. “Esa solución simple nos ayudó a reducir el plazo de cobro en más de 30 días, lo que ahorra mucho tiempo”.

Los usuarios avanzados de Convergint también ayudan a impulsar la adopción de Smartsheet en toda la organización. A través de un programa quincenal dirigido por usuarios avanzados, los empleados reciben una sesión de capacitación de 30 minutos. “Inspiramos una iniciativa de intercambio de conocimientos para ayudar a los colegas con Smartsheet. A través de un canal gestionado de la comunidad, todos participan para resolver desafíos, responder preguntas u obtener información”, comparte Hilber. 

Además, los usuarios pueden acceder a un portal de recursos que sirve como base de conocimientos de todo lo relacionado con Smartsheet. “También tenemos un gerente de éxito del cliente que organiza cada trimestre capacitaciones específicas de Convergint para que todos estén al día con respecto a las funciones y las capacidades más nuevas”. 

Compartir objetivos y operar de manera eficiente

Los equipos de Convergint llevan más de cinco años utilizando Smartsheet. Durante ese tiempo, la base de usuarios creció de 230 a 9900 usuarios en todo el mundo con 4100 colaboradores externos. “Ese número también incluye colaboradores externos, cifra que aumentó del 20% al 40%. Ahora trabajamos con 3500 personas externas que utilizan hojas que creamos nosotros”, afirma Hilber. 

El enfoque dual de la gestión de carteras que adoptó Convergint aporta dos ventajas: a nivel local y global.

“Smartsheet nos brinda consistencia en toda la empresa y permite que nuestros colegas de equipos locales hagan lo que necesitan para completar el trabajo, sin importar lo que pase”, afirma Hilber.