Motus ahorra tiempo y se anticipa a los problemas con Smartsheet

Como gerenta de operaciones estratégicas de Motus, una empresa de soluciones de reembolso, Shea Pivnicka es la responsable de determinar eficiencias y soluciones escalables para todos los equipos de la empresa, especialmente en operaciones. A través de la implementación de estas eficiencias, Shea ayuda a respaldar a los equipos de Motus, que les proporcionan a los clientes una solución para reembolsar de forma precisa a los empleados por gastos relacionados al trabajo.

“Nuestro objetivo es mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal al brindar soluciones de reembolso a nuestros clientes y sus empleados”, cuenta Pivnicka. “Tenemos nuestros sectores de vehículo, dispositivo y ubicación, y a través de cada uno de ellos proporcionamos diferentes soluciones para permitirles a los clientes reembolsar de forma adecuada a sus empleados por usar sus activos personales con fines comerciales”.

Varios equipos diferentes colaboran en la plataforma de soluciones de reembolso patentada de la empresa, de modo que Pivnicka debe comunicarse con múltiples departamentos a diario. Los equipos de soporte tenían ideas para mejorar el producto en función de sus interacciones con los usuarios finales; sin embargo, no había un proceso en marcha para brindar estos comentarios de forma adecuada. En el pasado, Motus utilizó Slack y el correo electrónico para las comunicaciones de los empleados, pero el equipo de Pivnicka creó un proceso para brindar comentarios en Smartsheet que permitió a los miembros del equipo introducir sugerencias de productos, que luego se enviarían al equipo de producto. 

“Las personas del equipo de operaciones tenían buenas ideas y comentarios para nuestro equipo de producto, pero no teníamos ningún tipo de plataforma para facilitar la conversación y crear planes de acción con algunas de las ideas que el equipo de operaciones tenía”, cuenta Pivnicka. 

Smartsheet no solo ayudó a Motus a mejorar la comunicación interna, sino que también le permitió ahorrar al departamento de operaciones alrededor de 15 horas por mes de procesamiento de datos. “Es para eso que los paneles de Smartsheet nos resultan muy útiles”, dice Pivnicka. “Lo creamos, se lo brindamos al equipo directivo y siempre estará allá si lo quieren volver a ver”. 

Pivnicka afirma que recibieron “comentarios extremadamente positivos” de clientes que ven los datos en tiempo real en sus propios paneles de Smartsheet. “Dado que recibimos comentarios tan positivos de nuestros paneles de implementación externa, analizaremos usar los paneles de Smartsheet para otras oportunidades orientadas a los clientes”. 

Uso de capacidades

En 2019, Motus comenzó a usar Smartsheet para la calificación del estado de los clientes, que el equipo de Pivnicka creó mediante Smartsheet Salesforce Connector. “Antes, realizábamos un seguimiento de la opinión general de un cliente, por ejemplo, cómo era la comunicación y la relación entre nuestros gerentes de cuenta y los gerentes de éxito del cliente y nuestra clientela”, dice.

“Pero gracias a que comenzamos a usar Smartsheet para calcular la calificación del estado de los clientes, pudimos analizar el estado de un cliente de forma más profunda y realizar seguimientos regulares de los cambios realizados en la cuenta. Esto nos permitió tener conversaciones más proactivas acerca de los clientes y predecir con mayor precisión nuestras renovaciones anuales”.

La adquisición de Smartsheet Advance, un paquete de capacidades como Control Center y Dynamic View, permite que Pivnicka haga incluso más con Smartsheet. Por ejemplo, Motus creó tickets en JIRA durante la fase de prueba de uno de sus productos. Los miembros del equipo involucrados en las pruebas identificaron problemas o errores y los enviaron como tickets de JIRA al equipo de producto. Cuando Motus implementó el Conector de JIRA de Smartsheet, Pivnicka dice: “Podíamos ver en Smartsheet el progreso de los diferentes tickets de JIRA. Además, creamos un segundo panel para el siguiente paso de las pruebas, lo cual resultó extremadamente beneficioso para asegurarnos de que todos los evaluadores, productos y administración de proyectos estuvieran alineados.

La capacidad de integrar Smartsheet y JIRA no es la única manera en que Smartsheet Advance expande el valor de la plataforma. Automatizar el procesamiento de datos le permitió ahorrar tiempo a Motus y ofrecer una mayor visibilidad a los clientes durante el proceso de implementación, así como prevenir problemas debido a errores humanos antes de que sucedan. Smartsheet puede marcar cambios y datos que marcan una diferencia, en lugar de que el personal de Motus deba verificar manualmente la coherencia o detectar problemas.

Las plantillas del Control Center también permitieron que Motus incorporara más clientes con mayor rapidez. Al utilizar Smartsheet para administrar su modelo de dotación de personal y realizar un seguimiento más eficiente de la rotación y la nómina, Motus puede calcular mejor su capacidad para tomar más trabajo. Esta es otra de las maneras en que Smartsheet ayuda a la empresa a respaldar el crecimiento. 

Expansión futura con las aplicaciones de Smartsheet

Probablemente, el mayor beneficio que Smartsheet le proporcionó a Motus es la sustitución de los procesos manuales por procesos automatizados. Smartsheet no solo reduce el error humano y brinda datos en tiempo real, sino que el equipo de Pivnicka también puede “otorgar acceso de administrador a algunos individuos para que otras personas que solo necesitan acceso de lectura no puedan modificar los datos subyacentes ni el panel”. Como alguien que realiza muchos trabajos con análisis de datos, creo que Smartsheet es una solución maravillosa”. Ahora puede mantener al tanto al equipo directivo, controlar su capacidad de editar datos y compartir datos con diferentes equipos a través de diferentes opciones de uso compartido.

La capacidad de Smartsheet de automatización y consolidación son útiles para “cuestiones que las fórmulas no pueden cubrir”, como dice Pivnicka. Las fórmulas no pueden hacer todo, de modo que gran parte de nosotros implementamos Smartsheet Advance para que pudiéramos hacer más análisis de datos y expandir el uso de Smartsheet en más equipos”.

A Pivnicka le entusiasma la idea de examinar Dynamic View y Pivot en el futuro cercano. “Estoy segura de que estas funciones beneficiarán incluso más a personas que tienen roles similares al mío”, dice. “Estamos en la constante búsqueda de soluciones escalables para que nuestros equipos sean más eficientes, para poder brindar un mejor producto y hacerlo de la manera más productiva y eficiente posible”.

Lo mejor de todo, según Pivnicka, es que no hubo una curva de aprendizaje pronunciada cuando usó Smartsheet por primera vez. “Soy autodidacta, por lo que agradezco que la herramienta sea bastante fácil de entender, especialmente cuando se trata de unir hojas y crear cálculos en los que se hace referencia a varias hojas”, dice. Me encanta que puedo presentar solo algunos subconjuntos de información de una hoja subyacente más grande a determinados accionistas o equipos. Eso fue realmente más fácil de lo que creía”. 

Tanto Pivnicka, que es autodidacta en Smartsheet, como otros empleados de Motus tuvieron comentarios positivos sobre la facilidad del programa, lo que significa que seguirán usándolo para proyectos cada vez más ambiciosos en el futuro. Al automatizar procesos y mejorar la comunicación, Smartsheet brinda las herramientas que Motus necesita para tener años de crecimiento continuo. 

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.