Oerlikon alcanza una mayor agilidad y maximiza la visibilidad de sus carteras mediante Smartsheet

Con sede en Suiza, el grupo de tecnología internacional Oerlikon ofrece tecnología de recubrimiento líder en el mundo para industrias avanzadas, como los sectores automotriz, médico, herramientas, textil y aeronáutico. Sus soluciones incluyen desde los materiales, equipos y servicios de recubrimiento hasta la ingeniería detrás de una planta entera de polímeros integrados. La empresa cuenta con más de 11 000 empleados para ofrecer sus productos y servicios en 37 países.

En 2018, Oerlikon comenzó a ampliar rápidamente su cartera de clientes. Ese fenómeno generó la necesidad de acceder a una mejor gestión y priorización de proyectos. Antes, la toma de decisiones sobre los proyectos se basaba en “quién gritaba más fuerte”. Oerlikon quería migrar hacia un proceso transparente y objetivo para evaluar los proyectos según su valor comercial. Por tanto, la empresa realizó mejoras incrementales para acortar tales brechas. La primera mejora fue un proceso de gestión de la demanda introducido a fines de 2018. En 2019, se fundó la primera oficina de gestión de proyectos (PMO) de Oerlikon.

La transición en la gestión de proyectos estuvo acompañada por muchas otras transformaciones clave de la empresa. “La implementación global de SAP absorbió toda la capacidad comercial e informática para los proyectos, lo cual creó una lucha interna por los recursos. Apareció la frustración en las actividades comerciales, ya que las personas no podían recibir la ayuda de TI que necesitaban o merecían”, confesó Aeschlimann. Tal fenómeno solidificó la necesidad de acceder a una forma más transparente y estructurada de priorizar y gestionar proyectos. 

Luego de fundar la PMO, Oerlikon identificó que debía hacer más cosas. “El paso siguiente para la empresa fue implementar un sistema de seguimiento del tiempo global para los proyectos y servicios de TI que analizara datos en tiempo real a fin de evaluar el tiempo dedicado a los proyectos y las tareas. De esta manera, todos los proyectos podrían priorizarse a partir de los KPI (indicadores clave de rendimiento), un aspecto importante de la estrategia general de Oerlikon”, afirma Mandy Aeschlimann, directora de gestión de SAP global y gerente del programa de TI de SAP en Oerlikon IT Solutions. El equipo eligió colaborar con Agile Management Experts (AMX), un socio platino de Smartsheet situado en Europa.

El nuevo sistema de seguimiento del tiempo se implementó mediante cuadrículas inteligentes, lo cual vinculó todos los servicios y proyectos a nivel mundial. Para acelerar el cambio, Oerlikon necesitaba una plataforma de consolidación de datos que pudiera adaptarse y personalizarse de forma sencilla por su propia cuenta. “La flexibilidad de Smartsheet fue un beneficio tan grande que decidimos utilizarla. Ahora, podemos realizar modificaciones sin la necesidad de acudir constantemente a un consultor. Este aspecto es importante para nosotros”, explica Aeschlimann.

Mejor priorización y toma de decisiones

Para garantizar una mejor coherencia con la estrategia de la empresa, los proyectos comerciales e informáticos se categorizaron según tres pilares: crecimiento orgánico; eficiencia y personal; y crecimiento inorgánico (fusiones y adquisiciones). Esta modalidad ofreció claridad sobre la forma en que los proyectos podían priorizarse en función de los datos.

“Utilizamos Smartsheet para elaborar nuestros nuevos procesos de revisión, aprobación y priorización de proyectos de forma tal que resulten más fáciles de usar y más convenientes para el equipo”, indica Julia Gummert-Loellke, directora de gestión de carteras y proyectos de TI en Oerlikon IT Solutions. Las plantillas estandarizadas son iguales para cualquier gestor de proyectos, de modo que todas las solicitudes pueden unificarse y revisarse con criterios parecidos.

Los proyectos atraviesan un proceso de demanda idéntico para todas las personas, independientemente de su origen. “No hacemos excepciones, y la priorización no puede manipularse. Se basa en los KPI que indican con cuánta eficiencia el proyecto respalda la estrategia de Oerlikon”, menciona Gummert-Loellke.   

Máxima transparencia mediante paneles en tiempo real   

“Administramos nuestros informes a través de paneles en tiempo real en Smartsheet. Eso significa que no tenemos que detenernos para preparar informes de forma manual todos los meses y presentarlos ante nuestro Comité Directivo de TI”, agrega Aeschlimann. De esta manera, los equipos pueden enfocarse en tareas que aportan más valor.   

“Toda la información sobre el presupuesto y el estado del proyecto está consolidada de principio a fin en Smartsheet. Esta posibilidad nos ofrece una vista integral y la máxima transparencia en todas las iniciativas y los proyectos basados en TI a nivel global”, indica Aeschlimann. Como resultado, cada línea de negocio sabe dónde se encuentran sus proyectos en relación con la cartera general, mientras que el equipo directivo puede realizar un seguimiento del progreso y el presupuesto en tiempo real para tomar decisiones fundadas. A su vez, los datos recopilados permiten que los controladores realicen estimaciones precisas sobre el presupuesto para el año siguiente. 

El éxito del proyecto es algo que celebran todas las partes interesadas, incluidos los socios de tecnología. “Nos alegra haber ayudado a Oerlikon a transformar la manera en que gestionan sus proyectos mediante una mayor transparencia, un cambio positivo en la colaboración y la posibilidad de ofrecer a todas las partes interesadas una única fuente de información para toda clase de consultas”, comparte Vlera Hetemi, consultora sénior de soluciones en AMX Germany GmbH. “El equipo de AMX trabajó varias veces codo a codo en las oficinas de Oerlikon en Pfäffikon, Suiza, para elaborar ideas, reunirse con distintas partes interesadas y crear soluciones de forma conjunta con los campeones de Smartsheet de Oerlikon”.

Plantillas para ampliar la usabilidad

Como usuarios importantes de Smartsheet, Aeschlimann y Gummert-Loellke contribuyeron a que otros usuarios obtuvieran el máximo valor de la plataforma. “Utilizamos plantillas para nuestros proyectos a fin de organizar una cartera o elaborar informes de forma sencilla. Cuando creamos nuevas soluciones, recibimos ayuda de parte de los consultores. Quienes hayan realizado un proyecto con nosotros estarán muy familiarizados con el proceso y podrán comenzar un proyecto en Smartsheet por su propia cuenta”, anticipa Aeschlimann.  

“Un panel de plantilla tarda aproximadamente medio día en configurarse; es muy intuitivo. Todos los elementos ya se encuentran en Smartsheet; solo hay que agregarlos. Después, los datos se completan solo una vez y los proyectos se implementan de forma automática. Este proceso acelera la incorporación de las personas contratadas externamente”, acota Gummert-Loellke. 

Gracias a Smartsheet, Oerlikon no solo simplificó la gestión de carteras y proyectos y adquirió plena visibilidad en varios proyectos, sino que además introdujo un enfoque colaborativo y ágil en la gestión de proyectos. “La metodología necesita un entorno adaptable que sea receptivo a los comentarios y la participación. Con Smartsheet, creemos que podemos lograr ese objetivo”, concluye Aeschlimann.

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