Sutherland usa Smartsheet en la Administración de proyectos y carteras para ahorrar USD 1 millón por año y brindarles a los directivos visibilidad comercial en tiempo real

Sutherland es una empresa de transformación digital liderada por la experiencia. Nuestra misión es brindar experiencias diseñadas y concebidas excepcionalmente para los clientes y empleados. Durante más de 35 años, hemos cuidado a los clientes de nuestros clientes a través de resultados medibles y crecimiento acelerado. Nuestras plataformas y productos patentados basados en la IA se desarrollan mediante IP y automatización sólidas.

Sutherland usa Smartsheet para la solución de Administración de proyectos y carteras (PPM) a fin de administrar proyectos y automatizar marcos de proyectos en toda la empresa.  Algunas de las áreas principales en las que se ha integrado Smartsheet con éxito incluyen: administración de proyectos, recursos humanos, adquisición de talentos y excelencia de servicio. “Nuestra empresa tiene un espíritu emprendedor.  Los cambios son constantes.  Necesitábamos una herramienta que nos permitiera mantener la agilidad”, dice Bill Lafferty, vicepresidente asociado de servicios de transición de Sutherland. “Necesitábamos una herramienta que pudiera adaptarse fácilmente a nuestras necesidades, y Smartsheet es esa herramienta”.

Sutherland sigue experimentando un crecimiento comercial rápido y continuamente suma nuevos clientes en nuevos territorios de todo el mundo. “Cuando me sumé a la empresa hace 12 años, trabajábamos en más de 20 países.  Ahora nos expandimos a más de 20 países con más de 61 centros de reparto y alrededor de 40 000 empleados”, afirma Lafferty. Administrar un crecimiento de este calibre es un desafío. “No contábamos con una solución de PPM formal y utilizábamos varias herramientas para administrar proyectos”, afirma Lafferty. “Como resultado, los datos de los proyectos no estaban bien integrados, lo que dificultaba la visibilidad del programa”. Tácticamente, queríamos trasladar nuestro enfoque de Programas y proyectos a uno de transparencia que les proporcionara a los agentes internos y clientes un panel único y sencillo.  De esta manera comenzó nuestra búsqueda de una solución de PPM.  Tras reconocer que nuestra necesidad de flexibilidad y personalización no combinaba bien con las herramientas de PPM grandes del mercado, iniciamos la búsqueda de una solución de PPM ligera.  Adoptamos Smartsheet como nuestra herramienta de PPM de preferencia debido a la velocidad de la adopción, la familiaridad de la interfaz y la capacidad de personalizar la herramienta para satisfacer nuestras necesidades”, cuenta Lafferty.

Administración centralizada de proyectos con Smartsheet PPM 

Para superar sus desafíos, Sutherland adoptó la solución de Smartsheet PPM para automatizar los flujos de trabajo del proyecto y administrar centralmente todos los proyectos internos y de los clientes. “Observamos diferentes productos y elegimos Smartsheet porque tiene una interfaz de usuario familiar para muchos de nosotros, lo que sabíamos que ayudaría a simplificar la adopción y aumentar la productividad enseguida”, dice Lafferty. 

Sutherland tiene más de 5000 empleados que utilizan Smartsheet en la actualidad.  Los grupos de usuarios principales dentro de nuestra organización que utilizan el producto son los equipos más grandes del departamento de Administración de proyectos: Transición y transformación (TNT), la oficina de Administración de proyectos tecnológicos (TPMO), Recursos Humanos (RR. HH.), Adquisición de talentos (TA) y Excelencia de servicio.  Nuestro departamento de Administración de proyectos utiliza espacios de trabajo con plantillas que constan de  hojas, informes y paneles de Smartsheet para realizar un seguimiento de cientos de proyectos todos los días. “Cada proyecto tiene varios paneles de Smartsheet para usuarios internos y externos, que nuestros equipos de liderazgo y clientes utilizan para obtener una visibilidad centralizada del estado de cada proyecto”, dice Lafferty. Los equipos de RR. HH. y TA de Sutherland son responsables de administrar varias campañas de contratación simultáneas al mismo tiempo. Smartsheet les permite balancear diferentes prioridades con éxito y facilitar el nuevo proceso de incorporación de empleados de forma fluida. La organización de Excelencia de servicio de Sutherland utiliza Smartsheet para integrar el complejo proceso de generación de informes sobre administración de desempeño global con el software de visualización de Power BI. 

Sutherland utiliza flujos de trabajo de automatización en Smartsheet para administrar y actualizar automáticamente los procesos de autorización, con notificaciones que se envían de forma automática a través de Smartsheet para alertar a los propietarios de los proyectos sobre fechas y horarios clave. Además, Sutherland integra Smartsheet PPM con su software de seguimiento de proyectos JIRA.

Con el uso de las licencias restringidas, Sutherland también permite el acceso de terceros a Smartsheet para que clientes externos administren revisiones y aprobaciones de proyectos. Todos los datos de los proyectos se administran dentro de un espacio de trabajo de Smartsheet, con un archivo índice que extrae datos de varias hojas dentro del espacio de trabajo para la generación de informes.

Mayor visibilidad en toda la empresa

Sutherland ha aumentado la visibilidad de los proyectos en toda la organización desde la adopción de Smartsheet PPM. “Al final del día, lo más importante es la visibilidad”, confirma Lafferty. “Ahora tenemos una única plataforma en la que podemos analizar toda la carpeta de proyectos y ver todo en tiempo real”. 

Ahora, Sutherland puede comunicarse con líderes empresariales de una forma más sencilla y eficiente. “Con la mayor visibilidad que obtenemos en Smartsheet, podemos brindar información concisa sobre los proyectos en un formato consistente, para que nuestros equipos directivos puedan tomar decisiones más oportunas e informadas”, afirma Lafferty. Por ejemplo, Sutherland puede ser más proactivo en cuanto a la empresa. Cuando se pone en marcha un nuevo proyecto, los gerentes de proyecto anticipan los riesgos y problemas comunes que podrían ocurrir en el proyecto. “Con la información que tenemos en Smartsheet, podemos detectar desafíos comerciales e identificar con rapidez las causas raíz”, dice Lafferty. “Esos datos nos proporcionan una perspectiva única de la empresa, lo que nos permite transformar de forma proactiva el entorno creando una situación beneficiosa tanto para nuestros clientes como para nosotros”.

La preparación del proyecto se redujo de 45 minutos a 10 segundos, lo que permite ahorrar USD 1 millón por año 

Gracias a la automatización de Smartsheet PPM, la organización de Servicios de transición de Sutherland ha eliminado los procesos manuales que antes se requerían durante la creación de proyectos nuevos. “Preparar un proyecto nuevo lleva alrededor de 10 segundos ahora, en comparación con los 45 minutos que necesitábamos antes de Smartsheet PPM”, cuenta Lafferty. “En total, esto nos permite ahorrar 25 horas por semana, lo que se traduce en alrededor de USD 129 000 al año”. La organización también eliminó la necesidad de contratar un proveedor externo para brindar funciones de malla de datos en varias hojas de cálculo.

Otros equipos de Sutherland observan ahorros de costo y eficiencia gracias a Smartsheet. El equipo de Excelencia de servicio de Sutherland también saca provecho de Smartsheet PPM para impulsar proyectos de mejoras que han generado USD 1 millón en ahorros anuales. El equipo de RR. HH. de Sutherland ha experimentado eficiencias de nómina gracias a Smartsheet PPM, que le permite capturar 10 000 entradas por día, con una tasa de excepción de menos del 10 por ciento en la precisión de la nómina. 

Solución de control de asistencia temporal creada en 48 horas

La rapidez mental mantuvo a Sutherland en el juego cuando uno de sus proveedores de control de asistencia sufrió un corte de energía hace poco.  Un equipo de especialistas desarrolló una solución de control de asistencia temporal para sus operaciones norteamericanas dentro de Smartsheet y la implementó en 48 horas. Sutherland utilizó el sistema para controlar la asistencia hasta que regresó la solución que usaban a tiempo completo. “Ese es un gran ejemplo de cómo usamos Smartsheet para salir al mercado a fin de resolver problemas empresariales graves”, dice Lafferty.

La empresa ahora tiene pensado usar Smartsheet en todos sus negocios. “Hay mucha ímpetu en torno a Smartsheet aquí, y muchas personas de la empresa ahora reconocen que Smartsheet puede satisfacer sus necesidades empresariales específicas”, afirma Lafferty. “Hasta entonces, desde mi perspectiva, nunca tuvimos un problema que no hayamos podido resolver con Smartsheet”.

La empresa ahora tiene pensado usar Smartsheet en todos sus negocios. “Hay mucha ímpetu en torno a Smartsheet aquí, y muchas personas de la empresa ahora reconocen que Smartsheet puede satisfacer sus necesidades empresariales específicas”, afirma Lafferty. “Hasta entonces, desde mi perspectiva, nunca tuvimos un problema que no hayamos podido resolver con Smartsheet”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.