Tech Systems gestiona todo el ciclo de vida de los proyectos de manera fluida con Smartsheet

Tech Systems Inc. (TSi), con sede en Buford, Georgia, demuestra su impronta como el principal integrador de sistemas de seguridad desde sus inicios en 1987. Debido a que se especializa en la fusión fluida de subsistemas, la empresa se destaca en la planificación, el diseño, la implementación y el mantenimiento de soluciones integrales de seguridad. Comprometida con elevar los estándares del sector en cuanto a rendimiento y confiabilidad, la empresa atiende a una clientela diversa a nivel nacional e internacional. 

TSi necesitaba flujos de trabajo de gestión de proyectos de primer nivel, ya que cuenta con procesos complejos de integración de seguridad.

“Nuestro desafío era que todo el personal utilizaba hojas de cálculo, y teníamos cinco o seis versiones diferentes del mismo documento”, recuerda Joseph Goetschel, gerente de Aplicaciones de TI de TSi. “Necesitábamos una alternativa mejor, y la respuesta era Smartsheet”.

En búsqueda de la solución perfecta

Goetschel se propuso familiarizarse con las capacidades de Smartsheet. Comenzó con Smartsheet University y obtuvo acceso a recorridos de aprendizaje únicos y acceso ilimitado a capacitaciones dirigidas por instructores de manera virtual o presencial. “Para no quedarme únicamente con lo aprendido en las capacitaciones, me uní a la comunidad de Smartsheet”, explica. “Quería conectarme con personas que tuvieran ideas afines y enfrentaran problemas reales”.

Luego de comprender bien el entorno de Smartsheet, Goetschel comenzó a configurar varios procesos para optimizar la gestión de proyectos. “Empecé de a poco. Primero, desarrollé una solución para solicitar y aprobar licencias pagas (PTO)”, señala Goetschel. A fin de garantizar la mejor experiencia para su equipo, aprovechó todas las funciones, desde WorkApps y Dynamic View hasta los paneles comunes, lo que otorgó al personal la visibilidad que tanto necesitaban sobre el estado de las solicitudes y una manera fácil de introducir cambios. “Era algo que todos nuestros empleados y gerentes necesitaban, por lo que fue una victoria fácil”, afirma Goetschel.

Optimización con herramientas más avanzadas

Después de que el equipo probó lo que Smartsheet podía ofrecer, Goetschel presentó Smartsheet Control Center, una herramienta para gestionar todo el ciclo de vida de cada proyecto y proceso. “Reconocemos que cada proyecto necesita un plan”, indica.

“Control Center brinda a la gerencia y al equipo directivo la visibilidad que necesitan para garantizar que todo se haga de manera correcta y eficiente. Ahora, creamos varios informes dinámicos a través de Control Center, lo que realmente nos ayudó a ser más estructurados”.

La empresa también usa Smartsheet para elaborar diferentes controles y balances, lo que elimina los errores a lo largo de los proyectos. “Por ejemplo, tenemos una integración con NetSuite que requiere fechas de finalización estimadas y avances precisos de un proyecto para los informes de pedidos abiertos. Si las personas intentan cambiar la fecha en NetSuite, esta información se restablece de acuerdo con lo que figura en Smartsheet”. De esta forma, se garantiza que el proyecto esté basado en el plan y que todos estén en sintonía.

Recopilación de recursos de capacitación

Hoy en día, todo el personal de TSi utiliza Smartsheet. De acuerdo con Goetschel, la clave para la adopción exitosa fue su programa de embajadores de Smartsheet, destinado a asistir al personal y comunicar los beneficios clave de la solución. “Necesitábamos un lugar central en el que todos pudieran acceder a recursos sobre cómo usar Smartsheet”, comenta. “Y queríamos que todos los empleados tuvieran el apoyo y la orientación necesarios. Así que desarrollamos un Portal de recursos en Smartsheet”. 

Mediante un panel simple, TSi otorga fácil acceso a capacitaciones personalizadas, incluidos casos de uso específicos relevantes para los equipos. En esta ubicación, se muestran los recursos disponibles, como aplicaciones de escritorio y para dispositivos móviles. “Dado que gran parte de nuestro personal trabaja de forma remota, pueden acceder fácilmente al Portal desde sus teléfonos móviles, hacer preguntas breves y pedir la orientación que necesitan sobre cómo realizar tareas o desarrollar soluciones”, agrega Goetschel. “Por naturaleza, las personas se resisten al cambio. Sin embargo, una vez que entienden los atajos o las funcionalidades que desconocían, comienzan a ver el valor”.

Un diagrama vale más que mil correos electrónicos

El siguiente paso fue involucrar a los gerentes ejecutivos. “Lo que funcionó para nosotros fue un diagrama simple. Creé un diagrama de carril codificado por colores en el que ilustré las tareas actuales, distinguí los procesos manuales y mostré las relaciones entre los diferentes procesos”, explica Goetschel. “Básicamente, era más bien un mapa de procesos que también sirvió para demostrar que seríamos mucho más eficientes con la automatización. Con esta representación visual, conseguimos el apoyo de nuestros ejecutivos en un instante.

Con base en su historia, Goetschel comparte un consejo con quienes están empezando su recorrido en Smartsheet.

“Se debe trabajar en estrecha colaboración con el equipo directivo para ajustar los procesos, de modo que no haya más alternativa que usar el sistema. ‘¿Quiere tomarse una licencia?’ Entonces, debe usar Smartsheet. ‘¿Desea obtener informes de pedidos abiertos precisos?’ Si es así, necesita planes de proyecto claros. Esa es mi recomendación para fomentar la adopción de la solución”.

Esta historia se adaptó de la sesión de Goetschel de ENGAGE 2023. Vea toda la sesión aquí.