Plataforma de Smartsheet
Plataforma de ejecución del trabajo de Smartsheet
Explore nuestras capacidades
Desde nuestra funcionalidad central hasta los complementos premium y las soluciones prediseñadas, Smartsheet cuenta con el poder necesario para transformar su forma de trabajo.
Registro de actividad
Vea quién hizo cambios en hojas, informes y paneles, y cuándo se hicieron.
- Visualice un registro de auditoría para comprender cómo y cuándo los colaboradores toman medidas.
- Vea quién tiene uso compartido (o no) respecto de una hoja, un informe o un panel.
- Filtre el Registro de actividad por rango de fechas, tipo de acción o colaborador.
- Exporte el Registro de actividad y compártalo por correo electrónico.
Centro de administración
Configure y administre su cuenta de Smartsheet desde una ubicación central.
- Navegue rápidamente entre Administración de usuarios y grupos, Informes de uso y Opciones de configuración de la empresa.
- Lleve un registro de quiénes tienen licencias, a qué grupos pertenecen y a qué integraciones pueden acceder.
- Los siguientes pasos recomendados ayudan a optimizar la configuración de su cuenta en función de las prácticas recomendadas de Smartsheet.
Herramientas de administración
Administre usuarios fácilmente y transfiera el acceso.
- Los controles exhaustivos de administrador le permiten administrar y auditar el acceso, la propiedad y el uso.
- Configure y administre los controles y los ajustes globales de seguridad, incluida la detección de cuenta, la gestión de recursos y las pantallas de bienvenida personalizadas para los usuarios.
- Configure a nivel global los tipos de usuarios para designar qué pueden y qué no pueden hacer los usuarios con su cuenta de Smartsheet, agregue usuarios automáticamente a una cuenta empresarial gracias al aprovisionamiento automatizado de usuarios, o bien, configure los ajustes de la cuenta para funciones y días laborales.
Adjuntar archivos
Mantenga la información en un solo lugar centralizado.
- Cargue casi cualquier tipo de archivo, incluidos .jpg, .png, .gif, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx y muchos más.
- Adjunte contenido de Brandfolder, Google Drive, Dropbox, OneDrive y mucho más.
- Agregue hasta 100 archivos simultáneamente.
- Adjunte archivos a filas individuales para mantener la información en contexto, o adjúntelos a toda la hoja.
API
Aproveche la API de Smartsheet para llevar la ejecución del trabajo al próximo nivel.
- Acceda y administre los datos y la información de la cuenta de Smartsheet de su organización a nivel programático.
- Garantice la gestión segura de datos, la automatización a través de webhooks y la capacidad para escalar Smartsheet en toda su empresa.
- Lea y actualice hojas, maneje carpetas y espacios de trabajo, administre usuarios y cuentas, y mucho más.
- Se basa en estándares y convenciones con un amplio nivel de aceptación, incluidos los códigos de éxitos y errores de REST, JSON y HTTP.
Administración de activos digitales Brandfolder
Brandfolder ayuda a los equipos a administrar y distribuir todos sus activos, y a comprender su rendimiento.
- Ingreso y almacenamiento: Cargue, almacene, organice y comparta un número ilimitado de archivos desde una ubicación segura.
- Organización y selección: Estimule el uso, agilice la detección y los flujos de trabajo en todos los equipos con una organización y selección intuitivas.
- Búsqueda y detección inteligentes: Busque con rapidez en una gran variedad de metadatos y taxonomías de activos. Utilice herramientas para una búsqueda inteligente, como criterios de filtro y diversos métodos de búsqueda de detección automática.
Bridge
Automatice los procesos de negocio con eficiencia y precisión con flujos de trabajo que envíen acciones y compartan datos entre plataformas.
- Elimine los procesos de negocio manuales y repetitivos para que pueda entregar un trabajo de calidad más rápido.
- Proporcione perspectivas que permitan tomar medidas sobre el estado de los negocios conectando sus sistemas de registro y los procesos.
- Resuelva los complejos desafíos exclusivos de su negocio con flujos de trabajo avanzados construidos desde una interfaz sin códigos.
Calendario
Vea todas sus tareas a lo largo del tiempo.
- Personalice la interfaz de calendario familiar y superponga en su iCal o Google Calendar para obtener una vista completa.
- Publique o incruste calendarios de forma segura para que las fechas clave aparezcan en los lugares donde suelen buscarse.
- Visualice y edite instantáneamente las fechas de proyectos y los recordatorios en el calendario.
- Exporte y adjunte calendarios de proyectos para actualizaciones rápidas y fáciles.
- Ideal para la planificación de eventos, calendarios de equipo, seguimiento de hitos clave, creación de planes de comunicación y promoción, y más.
Tarjeta
Visualice y priorice el trabajo con tarjetas para arrastrar y soltar.
- Arrastre y suelte tarjetas entre carriles para actualizar rápidamente al estado cambiante de su trabajo.
- Alinee el equipo por prioridades arrastrando las tarjetas dentro de un carril para guardar la clasificación de las tarjetas, sin afectar al orden de los datos subyacentes en la vista de cuadrícula.
- Actualice tarjetas con campos personalizados, imágenes y codificaciones por color a fin de dirigir la atención de su equipo hacia lo que realmente importa.
- Filtre tarjetas y carriles para ver con facilidad el flujo de trabajo desde distintas perspectivas.
- Ideal para el desarrollo ágil, la administración de solicitudes y los casos de uso creativos.
Enlace de celdas
Conecte proyectos y haga referencia en forma automática a valores de celdas entre hojas.
- Comparta información en tiempo real entre distintas hojas mientras controla el acceso a los datos subyacentes.
- Tome valores específicos de una hoja en un formato de solo lectura para trasladarlos a otra hoja.
- Lleve un registro sencillo de las dependencias de fechas entre proyectos.
- Consolide la información de varias hojas en una hoja de acumulación.
Claves de cifrado administradas por el cliente
Controle por completo quién puede acceder a sus datos.
- Controle la clave de cifrado utilizada por Smartsheet para acceder a sus datos.
- Las claves se almacenarán y administrarán a través del sistema de administración de claves de Amazon Web Services (AWS KMS), y son propiedad del cliente y están bajo su control.
- Los administradores pueden configurar, rotar y revocar por completo el acceso cifrado a los datos de la empresa.
Conectores
Desbloquee los datos importantes que permanecen cautivos en sistemas de origen.
- Mejore la colaboración y la toma de decisiones con visibilidad en tiempo real de los sistemas fundamentales para el negocio.
- Habilite potentes capacidades de colaboración con conectores mediante la sincronización automática de datos en distintas plataformas clave para el negocio, como Salesforce, Jira, ServiceNow y Microsoft Dynamics 365.
- Fusione o reemplace datos de cualquier sistema que puedan descargarse en un archivo CSV, una hoja de cálculo de Excel o una Hoja de cálculo de Google mediante Smartsheet Data Shuttle.
Colaboración en contenido
Colabore de forma fluida, comparta comentarios y realice un seguimiento del progreso en tiempo real.
- Supervise el proceso de revisión desde su hoja de proyecto.
- Establezca alertas y recordatorios automatizados para mantener a los colaboradores al día.
- Permita que sus colegas, proveedores y clientes revisen el contenido sin acceder a las hojas.
- Recopile o deje comentarios detallados que se pueden anclar directamente al contenido y asociar con anotaciones, como emojis o formas.
- Simplifique el control de versiones con el bloqueo automático de las versiones antiguas cuando se cargan el contenido más reciente.
- Cargue y revise distintos tipos de archivos.
Conversaciones
Mantenga las conversaciones organizadas y en contexto.
- Permita a los equipos mantener conversaciones en el contexto de su trabajo y haga referencia rápida a estas para lograr mayor visibilidad y poder tomar decisiones más rápidamente.
- Elimine la necesidad de hilos de chats o correos electrónicos separados fuera de Smartsheet y mantenga el contexto en torno a las decisiones clave en un solo lugar.
- Responda a las conversaciones sin tener que cambiar de aplicación.
- Utilice la columna Último comentario para mostrar los nuevos comentarios en tiempo real.
Ruta crítica
Vea todas las tareas que afectan directamente la fecha de finalización de su proyecto.
- Configure un diagrama de Gantt con dependencias y columnas predecesoras para crear una ruta crítica.
- Filtre las hojas para ver únicamente las tareas incluidas en la ruta crítica.
- Comparta elementos vitales de su escala de tiempo en formato PDF para que los grupos de interés y los líderes estén informados sobre el estado del proyecto.
Marca personalizada
Agregue el logotipo o los colores de su marca para obtener un diseño personalizado.
- Conserve la marca de su organización y personalice la apariencia de sus hojas, espacios de trabajo, formularios, paneles y WorkApps.
- Establezca su marca corporativa para toda la cuenta o personalice la marca para espacios de trabajo individuales y correos electrónicos enviados desde Smartsheet.
- Defina colores personalizados y cargue formatos de archivos, como .png, .gif y .jpg.
Dominios de correo electrónico personalizados
Envíe correos electrónicos generados por Smartsheet desde el dominio de su organización.
- Mejore la colaboración al enviar correos electrónicos generados por Smartsheet desde el dominio de su organización, para que las notificaciones importantes no se marquen como “externas” ni se releguen a las carpetas de spam.
- Aumente la confianza y la relevancia de sus correos electrónicos de Smartsheet, en especial con los colaboradores externos a su organización.
- Los administradores del sistema pueden configurar un dominio de correo electrónico personalizado a nivel de la organización a través del Centro de administración.
Paneles
Centralice, organice y presente información valiosa en un lienzo personalizable.
- Utilice widgets para mostrar hojas, informes, diagramas, formularios e incluso contenido de otros lugares como Google Docs, Tableau, Power BI, YouTube y mucho más.
- Mantenga informadas a las partes interesadas al proporcionar visibilidad en tiempo real del estado y rendimiento de los proyectos.
- Seleccione y publique recursos esenciales para un público interno o externo.
- Comparta información clave con distintos públicos sin tener que proporcionar ningún acceso a las hojas o activos subyacentes.
- Infunda su estilo a un panel o personalice el diseño para que se alinee a la marca de su empresa.
Salida de datos
Evite que los datos confidenciales salgan de su cuenta de Smartsheet.
- Los administradores del sistema definen las políticas de salida de la empresa para los colaboradores externos, con control sobre las siguientes acciones:
- Guardar como nuevo
- Guardar como plantilla
- Enviar como adjunto
- Publicar
- Imprimir
- Exportar
- Si un colaborador externo intenta una acción restringida, recibirá una notificación para informarle que la acción está prohibida debido a las políticas de salida de la empresa.
Controles de retención de datos
Asegúrese de que solo se almacenen datos relevantes y actuales en su cuenta de Smartsheet.
- Establezca políticas de retención de datos en toda la organización para eliminar automáticamente los activos de Smartsheet que no se utilizan.
- Ejecute en un cronograma definido por el administrador, basado en sus criterios con respecto a la fecha en que se crearon o modificaron los activos por última vez.
- Los informes que muestran los activos afectados se generan automáticamente, y se envían notificaciones por correo electrónico a los propietarios del contenido pertinente para que puedan tomar medidas.
- Garantiza la eliminación de datos obsoletos o innecesarios, limitando el contenido sensible almacenado en Smartsheet.
Aplicación de escritorio
Concéntrese en su trabajo sin distracciones.
- Ordene los navegadores web al acceder a Smartsheet desde la barra de tareas.
- Consolide, vea y organice los elementos de Smartsheet en pestañas fáciles de navegar.
- Reciba notificaciones de Smartsheet para enfocarse en el trabajo importante.
- Los administradores de TI pueden aprovisionar automáticamente Smartsheet para sus usuarios, optimizando la administración de incorporaciones y licencias.
Generación de documentos con firma electrónica
Genere PDF personalizados y envíe otros documentos para su firma sin salir de Smartsheet.
- Automatice casi cualquier proceso de entrada de formularios al crear, enviar, completar, firmar* y almacenar documentos sin pasos manuales.
- Prepare contratos, órdenes de compra, acuerdos de arrendamiento y otros documentos, sin errores humanos.
- Genere PDF personalizados bajo demanda o automáticamente al utilizar la información capturada en su hoja.
- Integre directamente con DocuSign para configurar sin problemas las funciones del firmante y agregar campos personalizados a su plantilla desde su hoja.*
- Realice un seguimiento automático del estado de las firmas en su hoja.*
- Adjunte los PDF completados a las filas respectivas de su hoja para guardarlos de forma segura o para que los flujos de trabajo comerciales que soportan avancen rápidamente.
(* Requiere licencia empresarial de Smartsheet y una cuenta de DocuSign).
Administrador del plan Empresarial
Autonomía local más control global de la seguridad y la gobernanza.
- Configure planes con una estructura de cuentas y facturación que funcione mejor para su organización y dé a los planes administrados la libertad de adquirir las herramientas que se necesitan para realizar el trabajo.
- Permita a los administradores de sistemas validar todos sus dominios, descubrir todos los planes que existen en la empresa y ponerlos todos bajo el control de TI.
- Configure un inicio de sesión único con SAML común a todos los planes para poder administrar el acceso de forma global.
Exportar, enviar por correo electrónico e imprimir
Comparta su trabajo de manera sencilla en Smartsheet en varios formatos aptos para el negocio.
- Exporte informes u hojas a Microsoft Excel, PDF u Hojas de Google.
- Exporte diagramas de Gantt como imágenes PNG y en Microsoft Project.
- Imprima hojas, informes, paneles y diagramas de Gantt, y tarjetas desde la vista de tarjeta.
- Comparta información de hojas o informes por correo electrónico.
Formularios
Recopile fácilmente datos uniformes y sin errores de partes interesadas internas y externas, y realice acciones con ellos.
- Cree rápidamente formularios de marca que se asignen de manera automática a las columnas en sus hojas.
- Formule las preguntas correctas a las personas adecuadas a partir de la lógica condicional en formularios.
- Garantice la integridad de los datos con la validación de datos.
- Brinde un acceso sencillo mediante la inserción de formularios en paneles y sitios web, o compartiendo un enlace único.
- Envíe información, fotografías y archivos desde cualquier ubicación mediante el uso de formularios en la aplicación para dispositivos móviles de Smartsheet, incluso con conectividad nula o baja.
- Ideal para la administración de solicitudes, el trabajo de campo, el registro de eventos, los comentarios de clientes y mucho más.
Fórmulas
Potencie su proceso con funciones que calculan, recopilan y automatizan datos.
- Elija entre más de 80 funciones en fórmulas para responder a preguntas como:
- ¿Está en riesgo mi tarea?
- ¿Cuál es el presupuesto por fase del proyecto?
- ¿A qué departamento pertenece el solicitante?
- ¿Cuántos contratos vencen este año?
- ¿Cuáles fueron nuestros ingresos el mes pasado?
- Haga referencia rápida y sencillamente a otras hojas incluidas en sus fórmulas con las fórmulas entre hojas.
- Utilice en forma conjunta las fórmulas y el formato condicional para detectar rápidamente tendencias y tareas en riesgo.
- Desencadene automatizaciones con valores calculados.
Gantt
Transforme las listas de tareas en cronogramas para realizar un seguimiento de las dependencias del proyecto.
- Configure un gráfico de Gantt con dependencias y una columna predecesora para crear una ruta crítica.
- Arrastre y suelte para ajustar las fechas de inicio o finalización, o para crear dependencias entre tareas.
- Establezca líneas de base para realizar un seguimiento de las variaciones a lo largo del proyecto.
- Destaque con rapidez las tareas clave en la ruta crítica del cronograma de su proyecto, y detecte de un solo vistazo qué tareas afectan la fecha de finalización del proyecto.
- Ideal para que los recursos de administración de proyectos realicen un seguimiento visual de la duración y las relaciones entre las tareas de un proyecto.
Cuadrícula
Un lugar conocido para que su equipo capture, lleve un registro y colabore en el trabajo.
- La vista familiar y flexible es fácil de personalizar con múltiples tipos de columnas, incluidos símbolos, fechas, contactos y más.
- Conserve juntos los materiales del proyecto al adjuntar los documentos directamente a una hoja.
- Configure de manera sencilla las reglas de automatización en cualquier hoja para dar lugar a actualizaciones y lograr que las tareas se mantengan bien encaminadas.
- Utilice la poderosa jerarquía de filas, el formato condicional y las fórmulas para organizar la información de manera visual y automática.
- Ideal para administrar proyectos, hacer seguimiento de comentarios de clientes, planificar eventos, administrar auditorías y el cumplimiento, confeccionar listas de diligencia debida y más.
Integraciones
Trabaje en contexto, sin cambiar de una aplicación a otra, con las integraciones listas para usar que funcionan con sus herramientas de la nube favoritas.
- Logre una integración sin inconvenientes con todos los principales conjuntos de productividad en la nube y aplicaciones de mensajería, como Google Suite, Microsoft Office 365, Adobe Creative Cloud, Box, DocuSign, Slack, Workplace Chat, Microsoft Teams, Google Hangouts Chat, Skype for Business, Gmail, Outlook y muchas otras.
- Algunas integraciones requieren el Plan Empresarial o el Plan de Negocios de Smartsheet.
Aplicación para dispositivos móviles
Compruebe el estado de los proyectos en tiempo real, recopile información y colabore, en cualquier lugar.
- Consulte actualizaciones en tiempo real en hojas, informes y paneles sobre la marcha.
- Agregue contexto a su trabajo con imágenes, su ubicación y la opción de escaneo de códigos de barra.
- Capture información desde cualquier lugar, incluso sin conexión, con lo formularios fuera de línea.
- Actúe al instante sobre las solicitudes de actualización y aprobación, y vea y responda comentarios en tiempo real.
- Reciba notificaciones de inserción inmediatamente y actúe en el momento adecuado.
Centro de notificaciones
Vea y tome medidas sobre las tareas importantes y las actualizaciones en una única fuente verídica.
- Reciba alertas directamente desde Smartsheet para estar informado y tomar medidas respecto de las tareas importantes.
- Revise y responda a las solicitudes de actualización y de aprobación.
- Personalice las reglas de notificación para poder enfocarse en lo más importante.
- Configure otras notificaciones de inserción móvil y el correo electrónico.
Perspectivas del plan
Obtenga información sobre el número y el tipo de usuarios conectados a su plan para fomentar la supervisión continua y la administración de cuentas.
- Los Informes de usuarios conectados ofrecen una visión más detallada de los datos de los usuarios conectados para que pueda administrar y comprender el crecimiento y el gasto de su empresa con Smartsheet.
- Los administradores de sistemas podrán ver el desglose de usuarios conectados en el Centro de administración.
- También puede descargar un informe completo con información sobre cada usuario conectado.
Complementos premium
Optimice su solución de Smartsheet con una cartera creciente de complementos premium que pueden ayudarle a impulsar el valor en toda su organización:
- Implemente una estrategia empresarial con consistencia y riesgos operativos reducidos mientras administra los cambios a escala con Control Center.
- Aporte accesibilidad detallada y segura a escala con Dynamic View.
- Concrete un ágil valor comercial y disponga de visibilidad en tiempo real gracias a los Aceleradores, nuestras poderosas soluciones incorporadas.
- Asigne sus datos en distintas hojas y mantenga la coherencia de los datos con DataMesh.
- Actualice y analice los datos en forma dinámica con Pivot App.
- Centralice datos dispares, impulse la colaboración y proporcione visibilidad en tiempo real de varios sistemas empresariales.
Proyectos
Empodere a sus equipos para que ejecuten en forma conjunta con velocidad y responsabilidad, generando resultados exitosos rápidamente.
- Visualice las tareas como guste al alternar de manera sencilla entre las vistas de cuadrícula, tarjeta, Gantt y calendario de los mismos datos.
- Mantenga a todos en sintonía al adjuntar archivos desde Google Drive, OneDrive, Dropbox, y más.
- Optimice el trabajo y reduzca la cantidad de reuniones mediante el envío de solicitudes automatizadas de actualización y aprobación.
- Comuníquese con los grupos de interés adecuados respecto de elementos de trabajo específicos a partir del uso de comentarios y @menciones.
- Regule el acceso con controles de permisos intuitivos y seguros.
- Ideal para proyectos ágiles y en cascada, lanzamientos de productos, planificación de sprints, eventos y más.
Publicaciones
Publique una hoja, un informe o un panel para un uso compartido sin inconvenientes.
- Genere una URL única a la que cualquier persona pueda acceder sin iniciar sesión en Smartsheet.
- Utilice las opciones de control de acceso para controlar quiénes pueden acceder al enlace.
- Configure la vista predeterminada en vistas de cuadrícula, Gantt, tarjeta o calendario.
- Inserte un código iframe dentro del código fuente de un sitio web para mostrar la hoja o el informe.
- Los elementos publicados son dinámicos, lo que significa que siempre muestran datos vigentes.
- Publique un calendario de Smartsheet en iCal para que cualquier persona pueda agregar fechas desde su hoja a un calendario que no sea de Smartsheet.
Informes
Filtre o combine los datos de las hojas para destacar lo más importante.
- Administre y actualice el trabajo en varias hojas.
- Aplique filtros por metadatos de hoja o valores de columna para obtener una visión seleccionada del trabajo.
- Realice actualizaciones de estado directamente desde informes bidireccionales que actualizan también la hoja de origen.
- Agrupe y resuma los datos por valores comunes para obtener una visión rápida y alimentar los diagramas de los paneles.
- Comparta, envíe y publique informes para mantener actualizados a los equipos.
- Exporte a PDF, Excel, Hojas de cálculo de Google y más.
- Ideal para administrar carteras, reunir todas las tareas en una sola lista, seleccionar vistas de trabajo y mucho más.
Resource Management de Smartsheet
Encuentre el mejor equipo de proyectos, resuelva conflictos y prevea necesidades de contratación.
- Presupuestos de proyectos: Vea las horas planificadas en comparación con las horas reales dedicadas para mantener los proyectos dentro del presupuesto.
- Administración de carteras: Planifique los proyectos de forma segura según la capacidad del equipo.
- Registro de horas: Facilite a los miembros del equipo la tarea de enviar sus horas mediante hojas de horarios precargadas.
- Informes: Conozca el rendimiento en toda la empresa, detecte tendencias y panifique para el crecimiento.
Uso compartido
Ponga a disposición de sus colaboradores la última versión de su trabajo.
- Comparta con los colaboradores, tanto dentro como fuera de su negocio, independientemente de que tengan o no cuenta de Smartsheet.
- Controle lo que cada usuario compartido puede hacer con su elemento de Smartsheet al configurar sus permisos como Propietario, Administrador, Editor, Comentarista o Visualizador.
- Comparta elementos publicados de Smartsheet para que los colaboradores o usuarios finales puedan ver el elemento sin iniciar sesión en Smartsheet.
Solicitudes de actualización
Cualquier usuario puede configurar solicitudes automatizadas que se activan según reglas preestablecidas.
- Envíe solicitudes de actualización para recibir actualizaciones por parte de cualquiera de los colaboradores respecto de las filas clave, independientemente de que tengan cuenta de Smartsheet o no.
- Elija qué columnas quiere que vean los colaboradores.
- Envíe solicitudes una vez, o bien, configure solicitudes recurrentes.
- Las partes interesadas pueden responder de manera sencilla desde cualquier dispositivo mediante el uso de un formulario sencillo para agregar o modificar información.
WorkApps
Cree y administre aplicaciones exclusivas para cada vista de las partes interesadas a fin de simplificar la colaboración.
- Cree, administre y comparta una aplicación en minutos utilizando hojas, formularios, informes, paneles y contenido de terceros como informes de Tableau, documentos de Google, etc.
- Experiencias personalizadas para su equipo: las vistas basadas en roles de WorkApps garantizan que las partes interesadas encuentren rápidamente lo más importante y se centren en ello para lograr una colaboración más eficaz.
- Mantenga la seguridad y la atención de las partes interesadas: los equipos pueden acceder al contenido en una WorkApp sin tener acceso a las hojas subyacentes, etc.
- Ideal para una amplia gama de casos de uso, desde la emisión de billetes de TI a la construcción y la logística. WorkApps mantiene conectados fácilmente a los equipos remotos.
Perspectivas de trabajo
Tome mejores decisiones con visualizaciones generadas automáticamente de información clave.
- Genere automáticamente diagramas que visualicen los datos históricos de las hojas y analice y supervise las tendencias de su trabajo.
- Configure y filtre las perspectivas generadas automáticamente o cree nuevas en función de los datos que desee representar.
- Visualice los datos en una gran variedad de formatos de diagramas, incluidos los de desglose, series temporales, instantáneas de columnas y mucho más.