Mejore la gestión de proyectos creativa con Smartsheet para la gestión de proyectos
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¿Qué es la gestión de proyectos creativa?
La gestión de proyectos creativa es un proceso en el que los líderes del equipo organizan y gestionan el trabajo de un proyecto, al tiempo que fomentan la forma natural en que surgen las ideas creativas.
La PM creativa es una rama bastante nueva de la disciplina de gestión de proyectos y ha generado hasta ahora pocos datos sobre lo que funciona y lo que no. Sin embargo, a medida que las prácticas recomendadas evolucionan, algo ya es seguro: se necesita un enfoque que se adapte al equipo. Dos secretos para el éxito son ser inspiradores para poder motivar al equipo y sobresalir en la comunicación con el equipo y los clientes.
A diferencia de la gestión de proyectos creativa, la gestión de proyectos tradicional es un proceso que inicia, planifica, ejecuta, controla y cierra el trabajo en un proyecto de construcción o en el desarrollo de software. Pero no funciona con personas creativas que diseñan proyectos de marketing o publicidad. Sin embargo, estos dos estilos no tienen por qué chocar; pueden funcionar juntos para impulsar su negocio y su éxito.
La gestión de proyectos tradicional sigue una hoja de ruta clara de principio a fin, que identifica las funciones, las tareas, las herramientas y los recursos. A lo largo de los años, los gestores de proyectos han establecido y creado un proceso formal integral que puede usarse en la fabricación y la defensa, como el programa de submarinos con misiles Polaris de la Armada de los Estados Unidos.
Sin embargo, los proyectos creativos no producen puentes ni edificios. Las agencias de publicidad, los estudios creativos y los departamentos de marketing están llenos de personas con ideas. Dado que los proyectos creativos no se miden por especificaciones técnicas, los gestores de proyectos de otros sectores a menudo tienen dificultades con proyectos creativos.
Beneficios de una sólida gestión de proyectos creativa
Una sólida gestión de proyectos creativos hará crecer a su empresa y a su equipo. Sin procesos, la creatividad puede descontrolarse; su equipo puede quedar atascado persiguiendo ideas que no satisfacen las necesidades de sus clientes o no logra finalizar el trabajo.
La gestión de proyectos creativa transforma el índice de éxito. Contar con un proceso confiable lo ayudará a hacer lo siguiente:
- Guiar un proyecto.
- Utilizar un análisis de negocios sólido.
- Minimizar el riesgo.
- Gestionar los recursos con inteligencia.
- Controlar la calidad de lo que entrega.
La PM creativa también le da a su equipo más control sobre su tiempo ya que ayuda a evitar lo siguiente:
- Perseguir ideas fuera del alcance del trabajo
- Distraerse con los detalles de la gestión del proyecto
- Asistir a demasiadas reuniones
- Ir más allá de su función
- Hacer el trabajo de otras personas del equipo
¿Cuáles son los desafíos que plantea la gestión de proyectos creativa?
La gestión de proyectos creativa se enfrenta a desafíos singulares. A continuación, analizamos los obstáculos a los que se enfrentará y cómo puede manejarlos.
Los clientes tienen expectativas poco realistas
Los proyectos creativos son diferentes de los productos de ladrillo y bytes. Los clientes de proyectos creativos también son diferentes; no se trata de una empresa que quiere un estacionamiento nuevo. Pueden saber lo que quieren, pero no lo que necesitan, o es posible que ni siquiera sean capaces de explicar lo que quieren, solo quieren algo que impulse los resultados. A continuación, le mostramos algunas formas de trabajar con estos clientes:
- Escuchar: Comprenda con claridad sus puntos débiles, inquietudes y desafíos. Cuando usted empatiza con sus problemas, pueden trabajar juntos para establecer objetivos más claros y realistas. En última instancia, esto le permitirá producir lo que los clientes necesitan, no solo algo que pueda venderles.
- Enseñar: Una de las cosas más importantes que hará es la incorporación del cliente. Este proceso establece el tono de su relación. Durante este tiempo, explique al cliente el proceso creativo, ayúdelo a comprender cuánto tiempo lleva producir las entregas que desea y establezca expectativas sobre cómo debe proporcionar comentarios claros durante la alianza.
- Expresarse: ¿Alguna vez ha ido a una reunión y se ha dado cuenta de que todos tenían diferentes visiones del producto final? Mantenga el proyecto encaminado al recibir aportes iniciales y regulares. Lleve a cabo reuniones periódicas de estado y maneje las expectativas en torno a los cambios y los plazos.
Los recursos no son intercambiables ni escalables
No se puede reemplazar un director creativo por otro de la manera en que podría reemplazarse una bombilla. Cada persona creativa es diferente, con diferentes enfoques, formas de pensar y habilidades para trabajar con los demás.
Del mismo modo, no se puede crear una campaña publicitaria cinco veces más rápido al agregar cinco veces la cantidad de personas a un proyecto. Y, ciertamente, no se puede resolver un problema de diseño simplemente dedicando más horas de personal a él. Más personas pueden conducir a más creatividad, pero cuando se agregan miembros del equipo, también se suma la cantidad de tiempo que se dedicará a hacer un intercambio de ideas, analizarlas y gestionar la dinámica del equipo.
Del mismo modo, las entregas creativas de los proyectos no son widgets que se puedan elaborar rápidamente si se intercambian miembros del equipo o se destinan más personas al problema. Cuando inicie un proyecto, asegúrese de tener a las personas adecuadas en las funciones adecuadas con la química de equipo adecuada. Utilice su inteligencia emocional para reunir la combinación correcta.
Las nuevas tecnologías interrumpen el flujo de trabajo convencional
La tecnología le brinda velocidad y flexibilidad. Transforma la forma en que colabora, revisa y perfecciona los proyectos creativos. La tecnología basada en la nube puede ofrecer los siguientes beneficios:
- Automatizar la gestión rutinaria de proyectos.gle
- Mejorar la comunicación.
- Fomentar la colaboración social.
- Ofrecer herramientas móviles para que los equipos puedan trabajar a distancia.
- Proporcionar informes en tiempo real.
Las tecnologías emergentes, como la inteligencia artificial (IA), la realidad aumentada (AR) y la realidad virtual (VR) tienen el potencial de cambiar las formas de producir contenido creativo. Por ejemplo, Google ha utilizado un experimento de IA llamado Sketch-RNN que permite dibujar con un modelo de red neuronal (es decir, un sistema matemático complejo que puede aprender tareas mediante el análisis de datos). La realidad aumentada y virtual ofrece plataformas completamente nuevas para los creadores de contenido. En los últimos años, Lowe's, Home Depot e Ikea han desarrollado aplicaciones para que podamos ver cómo quedarán sus productos en nuestra oficina u hogar.
Los gestores de proyectos creativos pueden usar la tecnología basada en la nube para sacar el máximo provecho de su tiempo y de su equipo. Una vez que automatice las tareas rutinarias, tendrá más tiempo para centrarse en el futuro de la creación de contenido y mantener su ventaja competitiva.
¿Qué habilidades necesita un gestor de proyectos creativos?
Los gestores de proyectos de cerebro izquierdo, centrados en los números y las entregas, pueden chocar con los creativos de cerebro derecho que constantemente producen nuevas ideas. ¿Cómo puede usted tener éxito en la gestión de proyectos creativos? Estas son las habilidades más importantes para los gestores de proyectos creativos:
- Ser multidisciplinario: La gestión de proyectos creativa ya no abarca solo un área de experiencia. Los gestores de proyectos creativos deben comprender los proyectos para las plataformas impresas, digitales e interactivas, así como la publicidad, los eventos, el marketing, las promociones y la tecnología.
- Ver el panorama general y todos los detalles: Todo el proyecto es mayor que la suma de sus partes. Para gestionar de manera efectiva un proyecto, aléjese para ver el objetivo y acérquese para ver los detalles.
- Ser honesto y actuar con integridad: Los grandes líderes son transparentes. Comparten lo que saben, cumplen sus promesas y siguen el camino. ¿Quiere integridad en su equipo? Lidere y ellos lo seguirán.
- Ser flexible: Pocos proyectos creativos permanecen igual de principio a fin. Las cosas cambian. Una actitud y un proceso flexibles lo ayudarán a adaptarse y mantenerse ágil.
- Ser creativo: Piense de manera innovadora a medida que resuelve problemas. Organice reuniones de equipo afuera. Establezca fechas objetivo en lugar de plazos concretos. Ofrezca recompensas creativas por un trabajo de calidad.
- Ser consciente de uno mismo y de los demás: Los gestores de proyectos creativos exitosos son conscientes de sus sentimientos, así como de las emociones de los demás. Tomará mejores decisiones cuando sea consciente de su estado de ánimo, de sus reacciones y de las decisiones que toma. Haga mejores comentarios, fomente una sensación de estabilidad y ayude a su equipo a alcanzar todo su potencial.
- Tener experiencia anterior con creativos: El enfoque tradicional de gestión de proyectos no funciona con personas creativas que intentan crear productos creativos. Un gestor de proyectos creativos sabe que algunos miembros del equipo están hipercentrados y orientados a los detalles, mientras que otros son espontáneos, sin ninguna idea de fecha límite ni alcance. Para la mayoría de los creativos, su trabajo es una extensión de su identidad, lo que puede hacerlos muy sensibles a los comentarios, especialmente a las críticas de su trabajo. La gestión parecerá menos abrumadora si usted sabe cómo abordar a estas personalidades.
- Resolver conflictos de manera pacífica y productiva: El conflicto puede ocurrir en cualquier proyecto en el que hay personas trabajando juntas. Somos seres humanos. El conflicto incluso puede formar parte del proceso creativo al hacer un intercambio de ideas y perfeccionarlas. Sin embargo, el conflicto no puede enquistarse. Los gestores de proyectos deben guiar al equipo más allá de la tensión, asumir el rol de árbitro cuando sea necesario, encontrar puntos en común y recuperar el respeto. Un equipo con una atmósfera tóxica no produce un trabajo de calidad y tensiona la cultura de toda la organización. Para mitigar esto, aprenda a ser una potencia en las comunicaciones.
- Mantenerse al día con el conocimiento del sector: Establezca su credibilidad conociendo las tendencias en marketing y publicidad. Familiarícese con las últimas herramientas tecnológicas que lo ayudarán a gestionar proyectos, impulsar la creatividad y pronosticar los proyectos con precisión.
- Considerar las certificaciones en gestión de proyectos: Mejore su rendimiento, su reputación y su valor con la certificación profesional. El Project Management Institute (PMI) ® ofrece programas para una variedad de profesionales de la gestión de proyectos. Brainmeasures tiene un programa diseñado específicamente para gestores de proyectos creativos. Además, muchas universidades ofrecen programas en línea para profesionales ocupados.
Prácticas recomendadas de gestión creativa
Los gestores de proyectos deben tener una parte creativa y otra de gestión. Coloque la creatividad en el centro de cada proyecto. Conviértase en un maestro del pensamiento creativo, especialmente si tiene experiencia en gestión de proyectos tradicional y cree que no tiene creatividad. A continuación, le mostramos algunas formas de fomentar su propio pensamiento creativo:
- Ser curioso: Pregúntese por qué, ya sea un problema que se encuentra en un proyecto o un atasco de tráfico en el camino a casa del trabajo. ¿Por qué sucedió esto?
- Ampliar sus intereses: Lea un libro o vea una película fuera de su área normal de experiencia.
- Anotar: Tenga un bloc de notas o un ayuda memoria con preguntas, ideas y datos curiosos que ha aprendido.
- Divertirse: Tómese un tiempo libre para dejar que su cuerpo y cerebro vaguen. Sea divertido en el trabajo y ponga algunos juguetes en su espacio de trabajo.
Como gestor, coloque a las personas en el centro del proyecto. La gestión creativa requiere empatía. Usted debe comprender las perspectivas y los problemas de las personas creativas que lo rodean.
Los equipos están llenos de personas creativas: directores de arte, artistas gráficos, fotógrafos, diseñadores y redactores. Su función es fomentar diferentes personalidades creativas y comprender sus caprichos y características. A continuación, le mostramos algunas cosas que debe saber sobre los creativos:
- Quieren hojas de ruta, no microgestión. Cuénteles lo que quiere en el proyecto, no cómo quiere que lo hagan.
- Se preocupan profundamente, y de manera personal, por su trabajo. Utilice una orientación reflexiva, con una buena dosis de elogios, a medida que haga comentarios.
- Necesitan una retroalimentación clara. Si hay algo que a usted no le gusta, diga qué hay detrás de su reacción. ¿El diseño está demasiado cargado? ¿El texto está demasiado lleno de jerga o cliché? Utilice un lenguaje objetivo en lugar de declaraciones de juicio.
- La inspiración no se da bajo demanda. Dele a los creadores de contenido el tiempo y el espacio que necesitan. A veces, puede parecer que no están haciendo nada, pero la creatividad está trabajando tras bambalinas.
- Son pensadores visuales que pueden no ser capaces de poner las ideas en palabras. Usted debe ser su defensor, traductor o mediador cuando su trabajo no cumple con las expectativas de un cliente.
- Con frecuencia tienen nuevas ideas y necesitan reflejarlas en otros miembros del equipo. Tenga la mente abierta sobre si una idea mejora su proyecto. Incluso podría cambiarlo. Pero también esté dispuesto a decir que no cuando no funcione.
- Los límites alimentan la creatividad. Sea claro sobre el alcance del trabajo o las restricciones del proyecto, y observe cómo exploran lo que es posible dentro de los límites que ha definido.
Prácticas recomendadas de gestión de proyectos creativa
A diferencia de las prácticas recomendadas de gestión de proyectos convencional, las prácticas recomendadas de PM creativa requieren tener en cuenta los siguientes factores: el trabajo creativo es subjetivo; los proyectos creativos son únicos; los proyectos creativos requieren habilidades de comunicación especiales; los objetivos de un proyecto creativo suelen ser indefinidos; los proyectos creativos dependen de la colaboración; y los proyectos creativos cambian con frecuencia.
La gestión de proyectos convencional, por otro lado, proporciona una hoja de ruta que define un proyecto y su complejidad. Brinda las herramientas necesarias a los gestores para reunir todos los requisitos de un proyecto y supervisar su progreso a través de cinco fases:
- Inicio
- Planificación
- Ejecución
- Supervisión y control
- Cierre
Con este proceso, los gestores de proyectos pueden cumplir los plazos, supervisar el presupuesto, resolver problemas de corrupción del alcance e impulsar el éxito. La gestión de proyectos creativa también organiza y gestiona el trabajo, pero agrega otro factor: fomentar la forma natural en que las ideas creativas se hacen realidad.
¿En qué se diferencia la gestión de proyectos creativa del enfoque tradicional?
Al igual que los proyectos tradicionales, los proyectos creativos tienen plazos limitados, tienen fechas de inicio y de finalización. Además de cumplir con esas limitaciones de tiempo, también se deben gestionar los costos y trabajar dentro de esos límites. Los proyectos creativos también suelen estar interrelacionados con tareas y actividades que dependen unas de otras.
De otras maneras, la gestión de proyectos convencional puede ser insuficiente para proyectos creativos:
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El trabajo creativo es subjetivo: El trabajo creativo es difícil de cuantificar. Hay pocas métricas o indicadores clave de rendimiento (KPI) para un buen diseño. Si bien nada supera al trabajo de gran calidad, la “calidad” es difícil de definir. Establezca criterios con un lenguaje objetivo, pero deje espacio para que el proceso creativo evolucione durante el proyecto.
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Los proyectos creativos son únicos: Pueden ser similares a otros, pero nunca son idénticos. Una campaña publicitaria puede basarse en elementos de otra, pero cada proyecto es único y se debe abordar cada uno en consecuencia.
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Los proyectos creativos requieren habilidades de comunicación especiales: Usted tiene que traducir lo que sus clientes necesitan en tareas específicas que el equipo pueda realizar. Cuando gestiona el proyecto, necesita vocabulario compartido, para poder explicar lo que funciona y lo que no.
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Los objetivos de un proyecto creativo suelen ser indefinidos: Los objetivos de su proyecto están impulsados por los objetivos del proyecto. Deben ser específicos y medibles. Una forma de alcanzarlos es seguir el proceso SMART: específico, medible, alcanzable, realista y con plazos limitados. Obtenga más información sobre cómo redactar objetivos SMART y utilice esta plantilla como ayuda.
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Los proyectos creativos dependen de la colaboración: A diferencia de los proyectos técnicos que suelen seguir un proceso sencillo, la creatividad fluye cuando se pone al frente la colaboración. En proyectos exitosos, todos trabajan juntos porque la colaboración se basa en todas las facetas del equipo. Involucre a los miembros del equipo a la hora de establecer objetivos, y evaluar y asignar roles. Apoye a los miembros menos comprometidos e introvertidos del equipo. Anime a los miembros sénior a ser mentores del personal menos experimentado. Desde la reunión inicial (cuando alinea sus departamentos con los objetivos del proyecto) hasta la presentación final, puede supervisar la colaboración con reuniones regulares de equipo y revisiones en grupos más pequeños.
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Los proyectos creativos cambian con frecuencia: Los clientes pueden cambiar de opinión sobre lo que quieren. Los miembros del equipo pueden tener una mejor idea sobre la dirección del proyecto. Es posible que la visión de las partes interesadas no esté alineada con la creatividad de su equipo. Si bien el cambio es inevitable en cualquier proyecto, la incorporación sólida del cliente puede ayudarlo a evitar sorpresas más adelante. Al mismo tiempo, deje suficiente margen de maniobra para la flexibilidad creativa en el proyecto. No se comprometa con tantos detalles con los que el equipo no podrá realizar su mejor trabajo.
Cómo optimizar la gestión de proyectos creativa
La gestión de proyectos divide un proyecto en cinco fases: inicio o ideación, planificación, ejecución, control y cierre del proyecto. Aunque un proyecto sea creativo, necesita un proceso. A continuación, le mostramos cómo optimizar estos pasos para su proyecto.
- Iniciación/ideación: La base del proyecto es un resumen creativo. Trabaje con el cliente para identificar las metas y los objetivos del proyecto, el presupuesto y el cronograma generales, y las funciones y responsabilidades. Utilice esta plantilla de resumen creativo del cliente para empezar: ofrece una descripción general creativa e incluye espacio para la información de contacto del cliente, así como espacio para describir el presupuesto, anotar la descripción general, los objetivos y las pautas de marketing del proyecto.
Descargar la plantilla de resumen creativo del cliente
- Planificación: Una vez que haya identificado las metas y los objetivos, es hora de trazar cómo llegará a ellos. Querrá organizar sus tareas, crear un cronograma, estimar los costos e identificar los riesgos. Utilice esta plantilla de plan de marketing prediseñada para describir el propósito de su negocio, así como sus metas estratégicas, el mercado objetivo y los estándares de rendimiento, para asegurarse de tener un plan de acción detallado y reflexivo.
Descargar la plantilla de plan de marketing
- Ejecución: Tiene el plan, ahora es el momento de hacer el trabajo. Un seguimiento del proyecto puede ayudarlo a identificar si está dentro del cronograma y el presupuesto, o si hay cuellos de botella o riesgos. Un panel de gestión del proyecto permite a los gestores estar al tanto de varios aspectos del proyecto y verlos en una sola imagen. Incluidos gráficos que representan el estado general de las tareas de un proyecto, el presupuesto y los elementos pendientes, así como espacio para asignar tareas y mucho más, este panel facilita la entrega de informes de estado actualizado del proyecto o el intercambio de información con los miembros del equipo.
Descargar la plantilla de panel de gestión de proyectos - Excel
- Supervisión y control: Los proyectos, especialmente los creativos, evolucionan mientras se realiza el trabajo. Los buenas herramientas de comentarios y aprobación del cliente garantizan que todos tengan acceso a la misma información y que usted se mantenga dentro del alcance del proyecto. En esta plantilla de seguimiento del proyecto, usted puede agregar tareas, estado, prioridad, entregas, plazos, costos, horas y más para todo el proyecto. Si está a cargo de un proyecto grande, esta plantilla lo ayudará a mantener todo organizado.
Descargar la plantilla de seguimiento del proyecto
- Cierre: Una vez finalizado el proyecto, es hora de evaluar lo que funcionó, lo que no y lo que se puede mejorar para el siguiente proyecto. Reúna al equipo (o al menos a los miembros principales) para celebrar el éxito, identificar las lecciones aprendidas y analizar el desempeño en todas las etapas del proyecto. Esta plantilla de finalización lo guía por las preguntas que debe hacer. Destaca los detalles del proyecto, como logros, áreas problemáticas, lecciones aprendidas y mucho más para facilitar el proceso de análisis del desempeño de todos los elementos del proyecto.
Descargar la plantilla de informe de finalización del proyecto
La gestión de proyectos creativa en línea puede hacer lo siguiente: hacer que el proyecto se desarrolle sin problemas, mejorar su eficiencia, fomentar la colaboración y maximizar la creatividad, a la vez que garantiza el proceso. Obtenga más información sobre los beneficios del software de gestión de proyectos y cómo encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades y organización.
Gestión de proyectos para equipos creativos
Los gestores de proyectos guían el trabajo, pero el equipo hace realidad los proyectos. Por lo tanto, el éxito depende de fomentar un entorno que apoye a los creativos y favorezca la colaboración. La cultura de la empresa es fundamental para establecer un tono de transparencia y uso compartido. Los ingredientes secretos son la visión y filosofía para reunir a las personas y dar a todos una voz.
Este enfoque se desarrolla en la forma en que usted establece el flujo de trabajo creativo. Deberá aclarar las funciones y responsabilidades para evitar duplicaciones o conflictos, al tiempo que fomenta la colaboración. A medida que trace el flujo de trabajo para respaldar el alcance del proyecto, deje espacio tanto para la creatividad como para la eficiencia. Y considere las herramientas de software que mejor funcionan según la estructura y el estilo del equipo. En este artículo obtendrá más información sobre cómo crear e implementar un flujo de trabajo creativo para su organización.
Gestión de proyectos para agencias creativas
Las agencias creativas exitosas han creado procesos fiables; de este modo, evitan empezar desde cero en cada proyecto. Pero el proceso de una agencia varía según los requisitos del cliente. Las agencias más exitosas son fanáticas de su proceso porque han aprendido lo que funciona.
El proceso debe reflejar los valores básicos de comunicación y colaboración, y debe incluir lo siguiente:
- Un cronograma de reuniones y comentarios que involucra a los clientes en todas las etapas
- Actualizaciones periódicas del estado para las partes interesadas internas y externas
- Punto de contacto principal entre el cliente (externo) y el equipo (interno)
- Un gestor de proyectos de agencia que colabora con cada paso del proceso
- Investigación para el proyecto que extrae datos cualitativos de la base de datos de la agencia y analiza datos de otras fuentes
Acelere el proceso de revisión de contenidos con Smartsheet
Con Smartsheet y Adobe, su equipo puede optimizar los procesos, ampliar la producción y garantizar la entrega sostenida a tiempo de sus activos impactantes, incluso cuando el panorama de contenidos sigue cambiando en el futuro. Inicie el proceso de revisión directamente en Smartsheet cargando el trabajo actual en una prueba y solicitando comentarios de cualquier parte interesada dentro o fuera de su organización. Esto le permite trabajar de manera rápida y efectiva para entregar los activos según el cronograma.