Mala comunicación
Una mala comunicación puede descarrilar un proyecto. El hecho de no hacer verificaciones con regularidad, no tomar decisiones como equipo y no mantener al tanto a las partes interesadas puede conducir a una disminución de la productividad, un debilitamiento de los procesos y unas relaciones tensas.
Supere los problemas de comunicación y asegúrese de que su proyecto se mantenga encaminado con los siguientes consejos:
- Programe registros regulares con miembros individuales, con todo el equipo del proyecto y con las partes interesadas. Es posible que decida reunirse a diario o semanalmente, pero el hecho de establecer una regularidad estándar le dará la estructura necesaria para que la comunicación sea organizada y útil.
- Cree normas respecto de cómo comunicarse. Piense qué plataformas son más útiles para diferentes tipos de comunicación (por ejemplo, si el correo electrónico es más apropiado que una reunión por video). Elija algunas herramientas fiables y siga usándolas para evitar confusión o conversaciones demasiado redundantes.
- Fomente una cultura de comentarios constructivos entre los miembros del equipo.
- Invierta en herramientas que apoyen la comunicación del equipo, como la mensajería o las aplicaciones de videoconferencia. Tenga en cuenta que tal vez necesite herramientas de comunicación sincrónicas (en tiempo real) y herramientas de comunicación asincrónicas, especialmente si su equipo está distribuido en áreas diferentes. Obtenga más información en nuestra guía completa de herramientas de comunicación del equipo.
Para obtener más consejos sobre cómo colaborar de manera efectiva con su equipo, lea el capítulo 6.
Corrupción del alcance
La corrupción del alcance es la tendencia a que los requisitos cambien durante la ejecución del proyecto, lo que causa retrasos y sobrecargas de presupuestos. La corrupción del alcance es extremadamente común, pero si crea un plan flexible, su proyecto no tiene por qué descarrilar por completo si esto sucede.
Como ejemplos de corrupción del alcance, podemos mencionar los casos en que las partes interesadas solicitan entregas adicionales o un equipo de proyecto que se suma en otro ciclo de revisión.
Supere la corrupción del alcance haciendo lo siguiente:
- Sea proactivo y anticipe el cambio al crear el plan del proyecto. Reserve algo de tiempo y presupuesto para tener recursos para responder cuando ocurran cambios.
- Revise con regularidad el progreso del proyecto. Los métodos de gestión ágil de proyectos como Scrum generan ciclos de revisión para que pueda cambiar la dirección y volver a asignar recursos según sea necesario.
- Sea claro respecto de sus prioridades y no las cambie. No es necesario decir "sí" a cada solicitud de cambio que le hagan. Manténgase firme si el alcance del proyecto comienza a salirse de control y proponga añadir una lista de espera para futuros esfuerzos.
Objetivos y expectativas poco claros
Para finalizar cualquier proyecto, debe tener claro lo que quiere lograr. Con objetivos ambiguos o poco claros, aparecen problemas de priorización de tareas y asignación de recursos.
Para garantizar que el equipo del proyecto y las partes interesadas estén alineados con los objetivos del proyecto, haga lo siguiente:
- Identifique claramente sus objetivos, por escrito, antes de iniciar el proyecto. Para esto, debe entender cómo se relacionan la visión de su proyecto y los objetivos más generales de la empresa y asegurarse de que todas las partes estén en sintonía.
- Cree objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos limitados) para que no esté trabajando para alcanzar un objetivo en movimiento. Aprenda a redactar objetivos SMART en nuestra guía.
- Revise su trabajo en cada hito clave. Esto le ayudará a mantener la calidad de su trabajo y a captar cualquier problema antes de que sea demasiado tarde.
Fechas límites y presupuesto poco realistas
Ser demasiado ambicioso puede hacer que los equipos tengan un desempeño deficiente, ya sea al entregar proyectos tarde, no respetar el presupuesto o entregar productos sin terminar o de mala calidad.
Evite caer en este patrón haciendo lo siguiente:
- Durante la fase de planificación dedique tiempo a pensar en las necesidades del proyecto y cómo programarlas y presupuestarlas mejor. Para hacerlo, divida el proyecto en tareas más pequeñas, organice un cronograma y calcule su costo para determinar los totales.
- Utilice proyectos anteriores como referencia, para informar cuánto tiempo tardarán las tareas y cuánto costará cada una.
- Elija una herramienta de gestión de proyectos que le permita ingresar plazos, recursos y presupuestos, para poder ver fácilmente si se está desviando del camino.
Gestión ineficaz de recursos
A veces los proyectos fracasan porque los miembros del equipo no cuentan con el conocimiento o la capacidad necesarios para asumir su función. Cuando las personas no tienen las habilidades o el tiempo para abordar los requisitos del proyecto, la calidad del trabajo y los cronogramas se ven afectados.
A continuación, le mostramos algunas cosas que puede hacer para asegurarse de que su equipo esté equipado para asumir el proyecto:
- Conozca las habilidades de las personas. Los gerentes de proyectos deben entender las habilidades de todas las personas y crear un equipo que pueda ejecutar las tareas con confianza.
- Comprenda qué requisitos del proyecto requieren conocimientos especializados y busque a miembros del equipo adecuados para que sean responsables de cada uno de ellos.
- Defina claramente las funciones y responsabilidades desde el principio. Para ello, considere la posibilidad de crear una matriz RACI para definir quién es el responsable de cada tarea y a quién se debe consultar e informar. Cuando las personas saben lo que se espera de ellos, pueden gestionar mejor su tiempo y ofrecer mejores resultados.
- Consulte a su equipo durante el transcurso del proyecto. Sea flexible y cambie los recursos o pida ayuda, si es necesario.
Para obtener más información sobre cómo crear un equipo de proyecto sólido, lea el capítulo 6.
Falta de responsabilidad
Un proyecto tiene éxito cuando cada miembro del equipo asume la responsabilidad de su rol. Sin responsabilidad, los proyectos no están a la altura de las expectativas, los miembros del equipo pierden motivación y se pierde la confianza.
Cree un equipo responsable haciendo lo siguiente:
- Sea un ejemplo de responsabilidad. Los gerentes de proyectos establecen el tono para el resto del equipo, es decir que lideran con el ejemplo y asumen completamente sus responsabilidades.
- Confíe en su equipo. En lugar de microgestionar, asegúrese de que los miembros del equipo entienden las expectativas, ofrezca apoyo constante y motive a las personas a que hagan su trabajo a tiempo y con calidad.
- Encuentre una herramienta que proporcione visibilidad del estado de las tareas para que todos tengan una visión clara del progreso del proyecto. Si los proyectos se retrasan, trabajen juntos para identificar problemas o cuellos de botella y realizar cambios.
Para obtener más información sobre cómo encontrar la herramienta correcta de gestión de proyectos, lea el capítulo 9.